Belediging, discriminatie, intimidatie… Het is een veelgestelde vraag van managers: wat doe je als een collega zich structureel misdraagt?
Tips
Iedereen heeft recht op een slechte dag. Na oprechte excuses en goede afspraken kun je vaak samen verder. Maar wat als iemand grenzen blijft overschrijden? Zes tips.
– Onderzoeken. Praat met verschillende medewerkers, luister goed, noteer de feiten.
– Samenwerken. Neem contact op met je eigen HR-afdeling of een externe specialist. Spreek af wat je gaat doen.
– Aanspreken. Vertel de probleemcollega zo feitelijk mogelijk wat je hebt waargenomen. Zeg ook wat jij gaat doen en wat je van hem verwacht.
– Documenteren. Maak gespreksverslagen. Noteer wat de medewerker deed, welke maatregelen jij nam en wat er daarna gebeurde. Met data en tijden. Verzamel ook formele stukken, zoals jaarlijkse beoordelingen en klachten. Meld de medewerker dat je alles bijhoudt.
– Consequent zijn. Houd je strikt aan wat je hebt afgesproken.
– Maatregelen nemen. Beëindig zo nodig de samenwerking. Bijvoorbeeld met een vaststellingsovereenkomst en eventueel een afkoopsom. Doe dit samen met een specialist.
Wees voorbereid
Dat managers tegenzin voelen als ze in actie moeten komen tegen schadelijk gedrag is niet zo gek. Voor je het weet richt de probleemcollega zijn pijlen op jou.
In het boek Code Rood beschrijft schooldirecteur Eric van ’t Zelfde allerlei praktijksituaties. Wie problemen aanpakt, kan te maken krijgen met juridische procedures, roddelcampagnes en oneerlijke beschuldigingen. Saillant: medewerkers die je als manager aanspreekt op grensoverschrijdend gedrag, beschuldigen jou er vervolgens soms van een onveilige werksfeer te creëren.
Een paar lessen. (1) Je bent geen therapeut. Ga niet proberen je collega te ‘genezen’. Geef gewoon aan wat je van hem verwacht. (2) Laat je niet provoceren. Voor je het weet vertoon je zelf het gedrag dat je wilt bestrijden. (3) Voorzie je problemen, nodig dan een HR-specialist of jurist uit bij de gesprekken met de collega.
Structurele problemen
Gaat het om één slechte collega of is de organisatie zelf het probleem? Dat is een belangrijk thema in het boek Giftig gedoe op de werkplek van auteurs Caroline Koetsenruijter en Hans van der Loo.
Een paar adviezen voor managers uit hun boek:
– Onderzoek hoe en waar schadelijk gedrag ontstaat in de organisatie. Is er bijvoorbeeld sprake van grote machtsverschillen of een te hoge werkdruk? Betrek medewerkers bij je research.
– Zorg voor heldere regels. Voor iedereen moet duidelijk zijn waar de grenzen liggen en hoe je omgaat met misstappen.
– Maak het makkelijk om overtredingen te melden. Dan kun je ingrijpen voor iets ontspoort. Bescherm en help mensen die de moed hebben om een melding te doen.
– Grijp direct in bij giftig gedrag. Laat zien dat overtredingen niet kunnen.
– Blijf alert. Behandel bijvoorbeeld maandelijks een fictieve casus in het directieoverleg en bespreek wat je zou kunnen doen.
