Overal komen misverstanden voor. In de meeste werkomgevingen leidt dat hooguit tot enige vertraging, bescheiden fouten en wat ergernis. Maar er zijn plekken waar de gevolgen van misverstanden groter zijn. Zoals vliegvelden, operatiekamers en kerncentrales. Daar wordt dan ook gebruikgemaakt van CLC: Closed Loop Communication, een set communicatieregels waardoor belangrijke boodschappen goed ontvangen en juist geïnterpreteerd worden. Is dat ook handig voor ‘gewone’ werkomgevingen?
Drie stappen
CLC is een aanpak die is ontwikkeld in het leger en in de lucht- en ruimtevaart. Een CLC-gesprek bestaat uit drie stappen.
1. De zender geeft een duidelijke boodschap door. Bijvoorbeeld: „Zet de machine uit na tien minuten draaien.”
2. De ontvanger herhaalt wat hij heeft gehoord. Letterlijk of in eigen woorden. „Ik zet de machine uit na tien minuten draaien, helder.”
3. De zender bevestigt dat de herhaalde boodschap correct is. (Of corrigeert zo nodig de ontvanger.) „Correct. Dank je.”
Als deze drie stappen goed zijn doorlopen, dan is de communicatielus gesloten: een closed loop.
Tijdwinst
Onderzoek laat zien dat je met CLC tijdwinst boekt en fouten vermijdt. Eerst over die tijdwinst. Slechte communicatie leidt tot vertraging in processen. Omdat je alsnog moet achterhalen wat de ander bedoelde, elkaar onderweg moet corrigeren of omdat je fouten moet herstellen. Medische onderzoekers in de VS analyseerden in 2016 video-opnames van enkele honderden gesprekken op de eerste hulp van een kinderziekenhuis. Bij een derde daarvan bleken artsen en verpleegkundigen CLC toe te passen. Deze communicatie leidde gemiddeld tot het 3,6 keer sneller afronden van een taak. Zo’n tijdwinst is niet alleen fijn in een ziekenhuis, maar ook in elke andere organisatie die te maken heeft met veel werk en/of weinig personeel.
Minder fouten
Hanteren van CLC leidt daarnaast tot significant minder fouten. Dat blijkt bijvoorbeeld uit experimenten waarbij getrainde piloten moeten samenwerken en uit onderzoek naar de communicatie van luchtverkeersleiders. Hoe strikter CLC wordt nageleefd, des te minder fouten. Ook in andere situaties waar vage communicatie tot gedoe leidt, zou je samen eens CLC kunnen uitproberen. Neem de bouwr. Al decennialang zijn bouwbedrijven (en opdrachtgevers) jaarlijks miljarden kwijt aan faalkosten. Belangrijke oorzaak, volgens de sector zelf: complexiteit en gebrekkige communicatie.
En toch…
De businesscase voor CLC in een werkomgeving kan helder zijn. Maar invoeren ervan is niet makkelijk. Onderzoek laat zien dat ook in ziekenhuizen waar medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van CLC, de toepassing ervan vaak te wensen overlaat. De oorzaken zijn niet helder. Medewerkers zouden protocollen als CLC als overdreven, onnatuurlijk of tijdrovend kunnen ervaren. Ook is CLC in ziekenhuizen in veel situaties niet verplicht en maken leidinggevenden er lang niet altijd gebruik van. En onduidelijke afspraken over duidelijker communiceren, die werken natuurlijk niet.
Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.
Begin juni vond de week van de mentale gezondheid plaats. Uit onderzoek blijkt dat dit thema zelden besproken wordt op de werkvloer, terwijl de invloed van werk op mentaal welzijn heel groot is. Slechts 19 procent van de werknemers durft het onderwerp aan te snijden bij leidinggevenden. Moeten leidinggevenden dit gesprek faciliteren? En hoe kunnen ze dat het best doen?
Grijp in als je kunt
Praten over mentale gezondheid op de werkvloer is nog steeds taboe, blijkt uit recent onderzoek in opdracht van OpenUp, een platform voor mentaal welzijn op de werkvloer. Hoewel 91 procent van de werknemers zegt dat werk een negatieve invloed heeft op hun mentaal welzijn, voelt slechts 13 procent zich hierin gesteund door hun leidinggevende en durft bijna de helft er niet over te praten als de leidinggevende ernaar vraagt. Aan de andere kant denkt de overgrote meerderheid van de leidinggevenden dat zij die steun wel bieden.
Volgens Gijs Coppens, gezondheidszorgpsycholoog en oprichter van OpenUp is de oplossing vanuit beide partijen zorgen dat het gesprek beter op gang komt.
Formeel gezien staat het faciliteren van gesprekken over mentale gezondheid niet in de taakomschrijving van de werkgever, zegt Coppens. „Werkgevers hebben natuurlijk een zorgplicht, bijvoorbeeld om gezonde luchtkwaliteit te garanderen en een goede stoel te regelen, maar over mentale gezondheid staat weinig in het wettelijk kader. Behalve dat de werkgever psychosociale arbeidsbelasting zoveel mogelijk moet voorkomen.” Maar dat betekent niet dat werkgevers er niets mee hoeven te doen, vindt Coppens. „Je kunt ook reageren vanuit waarde en visie.
„Het Engelse woord voor verantwoordelijkheid laat dat voor mij goed zien”, zegt Coppens. „Respons-ability. Als je de mogelijkheid hebt om te reageren – en dat hebben werkgevers, want ze zien de groep elke dag – waarom zou je het dan niet doen?” Daarbij komt een praktisch voordeel, zegt Coppens: „Mentale uitdagingen hangen samen met verzuim, verloop en productiviteit. Zeker in deze overspannen arbeidsmarkt is het dus heel belangrijk om goed te zorgen voor je mensen.”
Ashmita Krishna Sharma, adviseur diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie bij Sparkling Gems komt al jarenlang bij organisaties over de vloer en ziet daar het taboe op mentaal welzijn regelmatig terug. Ze beschouwt aandacht voor mentale gezondheid als een gedeelde verantwoordelijkheid. „Het is niet alleen een taak van leidinggevenden, maar ook van elkaar. Collega’s spreken elkaar vaak, zij kunnen ook bij elkaar inchecken. Een simpele vraag als ‘ik heb je een tijdje niet gezien, hoe gaat het met je?’ kan al helpen, dan voelt een ander zich gezien.
Stel je kwetsbaar op
Het gesprek beginnen is voor veel mensen alleen niet eenvoudig, zegt Coppens. „Mensen vinden gesprekken over mentale gezondheid eng, gaan ze uit de weg en hebben er niet altijd de woorden voor. Dat geldt zowel voor werknemers als voor leidinggevenden.”
Krishna Sharma adviseert klein te beginnen. „Begroet elkaar op maandagochtend, drink koffie, vraag hoe iemands weekend is geweest, nodig een collega die je minder spreekt uit voor de lunch. Zo ontstaat meer verbinding.”
Leidinggevenden kunnen gesprekken stimuleren door zelf het goede voorbeeld te geven, zegt Krishna Sharma. „Hoe kwetsbaarder zij zich durven op te stellen, hoe meer je de drempel verlaagt om over mentale gezondheid te praten.” Ze pleit ervoor om competenties als luisteren, inlevingsvermogen en reflecteren op te nemen in de functieomschrijving van leidinggevenden.
Ook structurelere maatregelen hebben zin, zegt Coppens. Hij doelt bijvoorbeeld op trainingen voor leidinggevenden. „Het kan ook goed werken om vragen over mentale gezondheid op te nemen in standaard voortgangsgesprekken of evaluaties, dan normaliseer je het onderwerp en voorkom je dat het te groot en te zwaar wordt. Dat hoeft ook niet, want vaak gaat het om kleine uitdagingen die we allemaal kennen.”
„Je kunt bijvoorbeeld ook drie of vier mental health days invoeren, die mensen kunnen opnemen als ze daar behoefte aan hebben”, zegt Krishna Sharma. „Hiermee laat je zien dat je mentale gezondheid belangrijk vindt en creëer je ruimte voor een gesprek.”
Uiteindelijk is het doel dat mensen makkelijker het gesprek aangaan, zegt Coppens. Leidinggevenden moeten het onderwerp op de agenda zetten en leren er actief naar te vragen, maar werknemers moeten ook leren het gesprek niet uit de weg te gaan. „Daarbij is het goed te benadrukken dat je niet altijd on the spot hoeft te antwoorden. Je kunt ergens op terugkomen en benoemen dat je het spannend vindt. En het gesprek hoeft natuurlijk niet met je leidinggevende te zijn, je kunt ook beginnen bij iemand die je vertrouwt. Een collega, iemand van de hr-afdeling of een vertrouwenspersoon.”
Dus
Gesprekken voeren over mentale gezondheid is verstandig voor werkgevers. Zo kun je mensen die niet lekker in hun vel zitten op tijd naar de juiste hulp begeleiden en voorkomen dat het verzuim oploopt. Die gesprekken zijn niet altijd makkelijk, maar trainingen kunnen helpen. En het hoeft niet ingewikkeld: een werknemer of collega vragen hoe zijn weekend was of waarom hij al een tijdje niet op kantoor is geweest, is al een goed begin.
Jytte: „We wonen in een huis aan de Amstel vlakbij de Magere Brug, dat we huren van Stadsherstel.”
Maarten: „Dat is een stichting die is opgericht in de jaren 1950 toen een groot deel van Amsterdam vervallen was. Wat zij doen is krotten opkopen en opknappen. Het is heel moeilijk op hun wachtlijst te komen, die gaat eens in de zoveel jaar een week open. En de huur die je betaalt is schappelijk.”
Jytte: „We huren een huis van 170 vierkante meter voor 3.200 euro per maand. Dat lijkt een hoge huur, maar in Amsterdam betaal je dat normaal voor veel minder vierkante meters.”
Maarten: „Ik werk als plastisch chirurg in het Dijklander Ziekenhuis in Hoorn en Purmerend. Dat is een half uur rijden. Ik doe veel borstreconstructies, bijvoorbeeld bij vrouwen die borstkanker hebben gehad. Vroeger werd dat minder gedaan. De technieken waren minder aanwezig, vooral in streekziekenhuizen. Nu is de zorg veel beter en hoef je nooit meer ‘Nee’ te verwachten. Maar er zijn ook vrouwen die net genezen zijn en zeggen: even geen polonaise. Dat begrijp ik heel goed, maar vaak komen ze dan na een paar jaar toch terug.”
Jytte: „Ik ben psychiater bij de crisisdienst van Arkin in Oud-West. Daar helpen we mensen die acuut psychiatrisch ontregeld zijn, heel somber of angstig. Mensen die het leven zelf niet meer zien zitten, suïcidaal zijn. In de war, psychotisch, mensen die niemand meer vertrouwen, niet meer weten wat echt is of niet. Soms is het wel lastig – dan neem ik het mee naar huis en ben ik er thuis nog mee bezig. Of als een patiënt een zelfmoordpoging gedaan heeft, of daar zelfs in geslaagd is – dat hoort allemaal bij het vak. Maar wat ik fijn vind bij Arkin is dat wij alles samen besluiten met een team, nooit alleen. Dus elke beslissing is breed gedragen. Dat vind ik fijn werken. Hiervoor werkte ik op een poli in het UMC. Dat vond ik een beetje solistisch werk en ik miste de actie. Het leuke van mijn huidige baan is: we zien zoveel verschillende dingen. Als je op een depressiepoli werkt zie je alleen maar mensen met een depressie.”
Maarten: „Het zou niks voor mij zijn, wat Jytte doet. Te veel narigheid. Ik heb coschappen gelopen bij algemene chirurgie. Daar waren allemaal mensen met darmkanker bijvoorbeeld. De een na de ander ging dood. Dat vond ik een verschrikking. Geef mij maar plastische chirurgie, dat past beter bij me. Ik ben alleen bezig met mensen beter en mooier maken.”
Jytte: „Ik vind het gewoon superinteressant waarom mensen zijn zoals ze zijn. En samen een beetje erachter te komen hoe ’t werkt. Samen een stukje verder komen. Je hoeft het niet zelf te voelen om iemand daarmee te kunnen helpen.”
Eigen kliniek
Maarten: „Ik werk nog maar één à twee dagen per week in het ziekenhuis, want sinds drie maanden zijn we gestart met onze eigen kliniek en dat is heel veel werk. Dus de rest van de werkweek ben ik daarmee bezig.”
Jytte: „We richten ons op vrouwen, vooral moeders, en bieden een combinatie van plastische chirurgie en coaching. Een holistische benadering, om schoonheid van binnen en van buiten tot uiting te laten komen. Er verandert zo veel als je moeder wordt. Niet alleen lichamelijk maar ook mentaal. Je slaapt niet meer, hebt soms geen seks meer. Hoe hou je dat vol: moeder zijn en werken en vrouw zijn? Tegelijk is het superindividueel – en dat geldt zowel voor het lichamelijke aspect als voor het mentale: waar je last van hebt of behoefte aan hebt verschilt per vrouw.”
Maarten: „De eerste week hadden we niemand, geen enkele klant! Maar nu gaat het echt goed. Cultureel gezien is er de laatste tijd wel sprake van een omslag in hoe er naar plastische chirurgie gekeken wordt in Nederland. Mensen riepen vaak ‘niet in gezond vlees snijden’ of zo. Veel vrouwen die in de menopauze komen kiezen er nu toch voor. In de VS is dit natuurlijk al langer geaccepteerd. Maar we raden het niet aan voor vrouwen die van plan zijn opnieuw zwanger te worden. Een buikwandplastiek bijvoorbeeld is niet handig als je na een jaar weer zwanger wordt.”
Om 5 uur opstaan
Jytte: „We staan tegenwoordig om 5 uur op. Zo hebben we een uur om samen de dag door te nemen en dingen voor ons bedrijf te doen, voordat om 6 uur onze kinderen Vesper, Sofie en Hugo (7, 4 en 3 jaar) wakker worden. Want tussen 6 en 7 is echt ons spitsuur. Dan komen onze drie kinderen naar beneden en die moeten zich aankleden, ontbijten, haar kammen enzovoort. Daarna brengt degene van ons twee die tijd heeft de kinderen naar school.”
Maarten: „We zijn hier anderhalf jaar geleden mee begonnen. Er moesten gewoon meer uren in de dag, ook omdat we een bedrijf wilden beginnen. Dus we knipten de avond eraf, die niet zo productief was.”
Jytte: „We zijn ochtendmensen. ’s Ochtends zijn we fris en hebben we een fijne energie om te werken.”
Maarten: „Het is heel leuk om aan je eigen onderneming te werken, maar het is ook iets dat nooit stopt. In het ziekenhuis is dat anders: als je geen dienst hebt hoef je nergens aan te denken. Nu is er altijd wel een pak papier dat op je ligt te wachten, iets met een vergunning of zo. Ik werk nu 60 uur per week. Maar in principe wil ik niet een soort workaholic worden. Ik zie het als tijdelijk.”
Jytte: „Ik werk gemiddeld 45 uur per week, waarvan 24 bij de crisisdienst en de rest voor onze kliniek.”
Maarten: „Waarom we dit zo graag wilden? Dat vraag ik me ook weleens af! Een eigen bedrijf geeft veel vrijheid en we kunnen het inrichten zoals we zelf willen. We vinden het leuk iets van onszelf op te bouwen en iets moois neer te zetten.”
Mag je bij een voltijdbaan solliciteren onder werktijd omdat je er anders niet aan toe komt, of ‘steel’ je dan van de baas?
Doe het niet stiekem
„Onder werktijd moet je arbeid verrichten”, zegt arbeidsrechtadvocaat Samantha Kranenburg. „Als je je met een privézaak wilt bezighouden, moet je dat buiten werktijd doen. Of je moet er verlof voor opnemen.”
Dat principe vloeit volgens Kranenburg voort uit het beginsel van goed werknemerschap. Van een werknemer mag je verwachten dat hij of zij zijn best doet, aanwezig is en tijdens werktijd gewoon zijn of haar werk doet.
„De hoofdregel is dus dat je solliciteren in je eigen tijd moet doen”, zegt Kranenburg. Maar er zijn uitzonderingen mogelijk. „In sommige cao’s staat dat je daar gelegenheid voor kunt krijgen onder werktijd, bijvoorbeeld bij een reorganisatie, als er een sociaal plan is.” Omdat werknemers in dat geval hun werk kunnen verliezen, mogen ze tijdens werkuren naar een andere baan te zoeken.
„Je kunt wellicht in overleg ook onder andere omstandigheden toestemming van de werkgever krijgen”, zegt Kranenburg. „Soms denkt een werkgever: liever kwijt dan rijk, ga jij maar lekker solliciteren onder werktijd.”
Waar Kranenburg vaak ziet dat het misgaat, is als solliciteren stiekem gebeurt. „Neem de werknemer die met een bedrijfsauto naar een sollicitatiegesprek reed, en deed alsof het om een werkgerelateerde afspraak ging.” Die werknemer werd op staande voet ontslagen toen de werkgever dit ontdekte. De zaak kwam in 2022 voor de rechter. Die gaf de werkgever gelijk.
Kranenburg kent ook situaties waarin een werkgever weigerde een deel van het loon te betalen. De werknemer was dan stiekem onder werktijd naar een sollicitatiegesprek gegaan of had aan motivatiebrieven gewerkt. „Als een werknemer hierover liegt, leidt dat vaak tot een breuk in het vertrouwen”, zegt Kranenburg. „Je bent niet verplicht te vertellen dát je een andere baan zoekt, maar als je het onder werktijd doet, gelden andere regels.”
Toch blijken werknemers hier in de praktijk vaak over te liegen, zegt Kranenburg. Vooral sinds de coronapandemie, waarin thuiswerken gangbaar werd, zijn privé-activiteiten onder werktijd makkelijker geworden. „Hierdoor is een cultuur ontstaan waarin werkgevers soms een oogje dichtknijpen. Bijvoorbeeld als een werknemer even naar de kapper gaat of een wasje draait.”
Als het in de werkcultuur prima is om onder werktijd soms een uurtje iets voor jezelf te doen, dan kan de werknemer er bij de rechter volgens Kranenburg mogelijk mee wegkomen. „Als je bij de rechter kunt aantonen dat de regels niet duidelijk waren, en als andere collega’s of oud-collega’s dit bijvoorbeeld beamen, dan zou de werkgever het moeilijk kunnen krijgen bij de rechter.”
Praat
Als je geen tijd kunt vinden om te solliciteren, bestaat het risico dat je blijft hangen in een baan die je niet leuk vindt, zegt loopbaanadviseur Carlien Kloes. Maar dat hoeft niet altijd door tijdgebrek te komen. „Vraag jezelf ook af waarom je vast blijft zitten, adviseer ik altijd. En: praat er met een vriend, je partner of een coach over. Ben je bang voor financiële onzekerheid? Of denk je vanuit onzekerheid dat een nieuwe werkgever je toch niet zal aannemen? Ga na of die aannames kloppen, vaak is dat niet zo.”
Het is ook mogelijk via de werkgever met deze vragen aan de slag te gaan, ziet Kloes. „Soms staat in de cao dat werknemers eens in de zoveel tijd een loopbaancheck kunnen doen.” Werkgevers hebben er ook belang bij dat een werknemer het naar zijn zin heeft op het werk en niet uitvalt door stress of verveling. Ze zitten immers niet te wachten op hoge verzuimkosten. „Af en toe stilstaan bij de vraag of een werknemer nog op zijn of haar plek zit, kan helpen om uitval op langere termijn te voorkomen.”
Soms is het volgens Kloes ook mogelijk openlijk met je werkgever te bespreken dat je verder wil kijken. „Ik krijg best vaak de vraag van werkgevers of ik eens met een werknemer mee wil kijken naar de wensen voor diens werk”, zegt ze. In veel gevallen blijft zo’n werknemer dan toch bij de huidige werkgever, terwijl hij of zij eerst dacht van werkgever te moeten wisselen. „Vaak passen werkgever en werknemer in overleg de taken aan, en is daarmee een groot deel van de onvrede opgelost.”
Behoud van werknemers is in deze krappe arbeidsmarkt zo belangrijk dat werkgevers veel meer dan vroeger bereid zijn met de werknemer mee te denken en te bewegen, merkt Kloes, die ruim twintig jaar in het vak zit. Er komen nu vaak werkgevers bij haar die zeggen: „Ik wil deze werknemer graag behouden. Hoe kan ik daarvoor zorgen?” Kloes: „Dan blijkt vaak dat je door een functie nét iets anders in te richten – job carving noemen we dat – het werk al snel veel leuker te maken is.”
Dus
Solliciteren onder werktijd mag in principe niet. Tenzij er afspraken in de cao staan, bijvoorbeeld voor als er een reorganisatie plaatsvindt. Als het in de werkcultuur geaccepteerd is om tijdens het werk soms privé-activiteiten te ondernemen, dan kan een werkgever je wellicht niet veel maken als het tot een rechtszaak komt. En: vraag je ook af waarom je niet aan solliciteren toekomt. Misschien zit er wel iets anders achter dan tijdgebrek.
