Dilemma
„Eén collega neemt heel veel ruimte in in de dagelijkse vergadering waarin we de plannen en agenda voor de dag bespreken. Hij vult die vooral met zijn eigen mening over de onderwerpen, geen productieve bijdragen dus. De leidinggevenden gaan erin mee en zeggen er niets van. Ikzelf en andere collega’s storen ons eraan. Hoe pak je dit aan?”
Vrouw (25), naam bekend bij de redactie
Zoek medestanders
„Wij horen heel vaak van vrouwen dat ze hier last van hebben”, zegt Laura Faber, directeur van trainingsinstituut voor diversiteit en inclusie Bureau de werkvloer. Het zou goed kunnen, denkt Faber, dat we binnen een organisatiecultuur van mannen verwachten dat zij vooral het woord voeren. „Van vrouwen vinden veel mensen het doorgaans irritant als ze dat doen, of als ze voor zichzelf opkomen. Dat maakt het moeilijker om als vrouw het woord te nemen in een vergadering.”
Ook vertrouwenspersoon Elly Oude Elferink bij netwerk voor vertrouwenspersonen VertrouwensKracht hoort vaak over soortgelijke situaties op de werkvloer. Voorheen werkte ze jarenlang als hr-manager. „Je ziet vaak dat mensen graag een bijdrage willen leveren en erg gedemotiveerd en gefrustreerd raken als ze niet aan het woord komen.”
Het probleem ligt bij het hele team, zegt Oude Elferink. Je bent er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat iedereen aan het woord komt. „Als dat niet zo is, dan moet het hele team in actie komen om voor verandering te zorgen. Want meerdere mensen laten het gebeuren dat zij nooit aan het woord komen.”
De vrouw in kwestie moet daarom op zoek naar medestanders, zegt Faber. Mensen die hetzelfde probleem ervaren en haar bijval kunnen geven tijdens de vergadering. „Je moet samen bespreken hoe je zou willen dat er met elkaar vergaderd wordt. En dat leg je vervolgens voor aan degene die de vergadering voorzit.”
Het kan helpen, denkt Oude Elferink, om voor te stellen om aan het einde van elke vergadering een paar minuten te evalueren hoe effectief er vergaderd is. „Dan maak je een rondje langs iedereen om te horen wat er goed is gegaan in de vergadering en wat er eventueel beter kan.”
Het klinkt volgens Faber ook alsof de leidinggevende zich door de man in kwestie laat overmeesteren. „Daarom kan het helpen om duidelijke spelregels te hebben voor de vergadering. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat de leidinggevende, die vaak ook de voorzitter is, mensen de beurt geeft.”
Wees voorbereid
Het kan voor de vrouw in kwestie ook helpen zich goed voor te bereiden op zo’n vergadering, denkt Faber. „Als je inhoudelijk goed voorbereid bent, dan laat je je minder snel verrassen door een man die vaak aan het woord komt.” Het probleem is namelijk niet alleen dat de man veel ruimte inneemt, zegt Faber, „hij kríjgt die ruimte ook”. Een goede voorbereiding geeft zelfvertrouwen, en dat maakt het makkelijker om zelf vaker het woord te nemen.
„Het is belangrijk om tijdens zo’n vergadering niet bang te zijn en om rustig door te blijven praten als er door je heen gepraat wordt”, zegt Faber. Als vrouw moet je ook zelf die ruimte in gaan nemen. „Laat je niet koeioneren, en stel je niet als slachtoffer op.”
Probeer er ook achter te komen wat de reden is dat deze man zo vaak het woord neemt, zegt Oude Elferink. „Het kan zijn dat de man zichzelf heel graag hoort praten en dat hij vindt dat hij als enige een goede kijk heeft op het werk.” Maar voor hetzelfde geld, denkt Oude Elferink, vindt hij de situatie zelf ook vervelend en baalt hij ervan dat iedereen altijd z’n mond houdt tijdens de vergadering. „Misschien denkt hij wel: ik moet ook altijd alles alleen doen.”
Als de situatie na meerdere pogingen toch niet verandert, is het volgens Faber tijd om de man aan te spreken op zijn gedrag. „Ook dat doe je samen met medestanders, door je goed voor te bereiden met argumenten en niet emotioneel te worden. Helaas is het nog altijd zo dat vrouwen minder serieus worden genomen als ze emotioneel zijn.”
Oude Elferink: „Als het een bullebak-achtige man blijkt te zijn kan het helpen om in overleg met de medestanders eens bullebak-achtig tegen hem terug te doen. Dan moet iemand tijdens de vergadering zeggen: ‘Als jij nou even je mond houdt, dan kan een ander ook eens aan het woord komen.’ Voor dit soort mannen kan zo’n aanpak soms wel helpen.”
Het is wel zaak dat hier verandering in komt, zegt Faber. „Wij zien in de praktijk dat veel vrouwen uiteindelijk besluiten te vertrekken als zo’n situatie te lang voortduurt.” Deze vrouwen zoeken volgens Faber een andere baan of beginnen voor zichzelf, omdat ze zich niet gezien voelen en niet genoeg ruimte krijgen om zich uit te spreken. „Dit zien we vooral bij bedrijven waar de top voornamelijk uit mannen bestaat.”
Dus
Het probleem ligt bij het hele team. Zoek medestanders en maak bespreekbaar wat voor omgangsvormen jullie prettig vinden in een vergadering. Zorg ook dat je zelf inhoudelijk goed voorbereid bent. Wees niet bang om ruimte in te nemen. Gewoon rustig doorpraten. En als niks helpt, dan gewoon een keer bullebak-achtig terug doen.
