N.B. Het kan zijn dat elementen ontbreken aan deze printversie.
Aliye Bagci (46) woont in Hilversum en werkt al 27 jaar bij een vakbond. Sinds kort is ze vrijwilligerscoördinator. „Er komen steeds meer werkende armen bij. Soms denk ik: hoe kan dat in godsnaam?”
‘Ik zeg weleens dat ik mijn hele leven al bij de vakbond werk en dat het mijn tweede familie is. Ik begon bij een regiokantoor en heb zo op verschillende locaties gewerkt. Ik begon in secretariële functies, ben beleidsadviseur geweest en sinds kort ben ik landelijk vrijwilligercoördinator jubilarissen. Voor trouwe leden (en hun partners) die 40, 50, 60 of 75 jaar lid zijn, worden feestelijke bijeenkomsten georganiseerd en dat verzorgen de vrijwilligers die ik begeleid. Het is nog even ontdekken en proeven, maar ik denk dat ik het heel leuk ga vinden.
„Werk was altijd alles voor me, maar na een moeilijke periode ben ik meer gaan nadenken over wat ik precies wil in het leven. Ik ging beter nadenken over vragen als ‘wie ben ik?’, ‘waar sta ik voor?’ en ‘doe ik wat anderen van me verwachten, of ga ik doen wat ik zelf wil?’ Ik besefte dat ik de tijd die ik met mijn gezin en mijn familie kan besteden het belangrijkst vind. Ik ben daarom minder uren gaan werken om er meer voor mijn moeder te zijn. Als mijn moeder nu een afspraak bij de huisarts heeft, neem ik vrij om met haar mee te gaan.
„Mijn salaris is in verhouding met mijn functie, maar het dubbele was fijn geweest. Mijn man heeft op dit moment geen werk, dus de vaste lasten komen voor een groot deel op mij aan. We komen rond maar we moeten wel goed opletten.”
uit
‘We kunnen tegenwoordig niet meer zo makkelijk zeggen: kom we gaan uit eten. Dat deden we eerder meer, maar onze energierekening is verdrievoudigd. Ik snap daar echt geen snars van: we stoken minder, douchen korter en letten erop dat iedereen de lichten uitdoet en opladers uit stopcontacten haalt.
„We slaan tegenwoordig steeds vaker het vlees op ons menu over, dat scheelt zo 100 euro per maand. Ook wat andere luxe producten betreft let ik beter op: ik kies vaker voor de huismerken of aanbiedingen, of ik haal alleen de basisbehoeften in huis. Als ik nu zonnebloemolie in mijn mandje leg, merk ik dat echt in de kosten, dat is zo duur geworden. Tegelijk ben ik ook heel dankbaar. Ik voel het als rijkdom om boodschappen te kunnen doen en te kunnen eten wat we willen.
„Omdat ik niet wil dat onze kinderen jaren vastzitten aan een studieschuld, betalen we hun collegegeld. Mijn dochter (20) moet nog anderhalf jaar tot haar opleiding klaar is, mijn zoon (25) is gelukkig al klaar met z’n studie. Ik wil niet dat ze bij hun eerste baan al beginnen met een schuld, bovendien kan het bepalen of je een hypotheek kunt krijgen of niet. De kloof tussen arm en rijk wordt steeds groter, er komen steeds meer werkende armen bij. Soms denk ik: hoe kan dat in godsnaam? Het baart mij zorgen voor de toekomst van onze kinderen.”
Wat doe je als afdelingsmanager wanneer je ziet dat een zelfsturend team gestelde doelen niet haalt, intern overhoop ligt of maar niet tot besluiten kan komen? Moet je alsnog de leiding nemen? Of blijf je vertrouwen op de kennis en ervaring in het team?
Niet ingrijpen
Zeker niet ingrijpen, zegt organisatieadviseur Heleen Kuiper van CoreChange. „Als je dat wel doet, laat je namelijk merken dat jullie weliswaar hebben afgesproken dat het team zelf beslissingen mag nemen, maar alleen wanneer die niet tegen jouw wil ingaan. Zo creëer je een onveilige werksfeer.”
Het team helpen
Volgens organisatieadviseur Astrid Vermeer van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken is het de taak van een manager – ook bij zelfsturing – het team zo te faciliteren dat het zijn werk goed kan doen. Als je ziet dat iets misloopt, moet je dus iets doen. „Of het nu gaat om tegenvallende resultaten, teamleden die niet gelukkig zijn, of conflicten.”
Dat doe je bij een zelfsturend team echter niet door te vertellen wat er moet gebeuren, zegt Vermeer. „Dat doe je door het team te vragen wat nodig is om weer goed te kunnen functioneren binnen de organisatiekaders.”
Daarbij is het bovendien de vraag of het team zelf de benodigde stappen kan zetten, of dat eerst iets anders nodig is. „Denk aan hulpmiddelen of extra budget. Ingrijpen bij zelfsturing betekent dat je ingrijpt zonder formele macht te gebruiken.”
Daarnaast kun je als manager ook benoemen wat je zorg is en wat je nodig hebt om die te verminderen, zegt Kuiper. „Wanneer jij voorheen bijvoorbeeld verantwoordelijk was voor de financiën en die taak nu binnen het team ligt, kan je daar niet langer beslissingen over nemen. Je kan wel zeggen dat je denkt dat het budget overschreden dreigt te worden. Vervolgens kan je aangeven wat je nodig hebt: je wilt bijvoorbeeld weten of het team deze zorg deelt. En zo ja, hoe het de dreigende budgetoverschrijding denkt op te lossen. Je kan ook een eigen idee pitchen, bijvoorbeeld voorstellen goedkoper in te kopen. Je laat het dan aan het team over wat er uiteindelijk mee gebeurt. Overigens kan elk teamlid deze interventies doen. Die zijn niet voorbehouden aan de voormalige manager.”
Volgens Kuiper besluiten organisaties regelmatig middenkader te ontslaan en medewerkers meer autonomie te geven, zonder goed na te denken over wie voortaan welke verantwoordelijkheid krijgt en hoe besluiten moeten worden genomen. „De directie denkt dat het dan vanzelf wel goed komt. Maar dat is dus niet zo.”
Als een organisatie te plompverloren is overgeschakeld op zelfsturing, kan op allerlei vlakken onduidelijkheid bestaan. „Dat geldt zeker wanneer bevoegdheden niet goed zijn verdeeld of geen goede afspraken zijn gemaakt over hoe het team besluiten kan nemen of conflicten oplossen.”
Ook gebeurt het volgens Kuiper vaak dat taken die voorheen bij een manager lagen, plompverloren binnen het team zijn belegd. „Denk aan HR-taken, budgetverantwoordelijkheid of logistieke taken.”
Vermeer: „Je kan niet zomaar allerlei taken over de schutting van het team gooien. Je moet eerst samen overeenstemming bereiken over de vraag of de taak helpt in de uitvoering van het dagelijkse werk.”
Vermeer schreef samen met Ben Wenting Vormen van Zelfsturing. In dat boek betogen ze dat je elementen als organisatiecultuur, werksoort en de mensen die binnen je organisatie werken mee moet nemen om te bepalen hoe meer ‘eigenaarschap’ het best te organiseren is.
Vermeer: „Als je samen tot meer zelfsturing wil komen, is het van belang dat je het met alle betrokkenen eens wordt over de stappen daarnaartoe. Dat is voor de manager nodig om vertrouwen te kunnen hebben in de medewerkers, en voor de medewerkers om te weten wat van hen wordt verwacht.”
Daarom moet je als manager bij de overgang naar een zelfsturende organisatie met het team „goede afspraken maken over de kaders waarbinnen het team beslissingen kan nemen en welke organisatorische taken het op zich neemt. Zo verklein je de kans dat je het team later moet corrigeren.”
Daarnaast is het wijsheid met individuele teamleden te bespreken in hoeverre zij zelfsturend willen zijn, zegt Vermeer. „Als manager wil je op sommige punten wellicht je bevoegdheid overdragen en op andere niet, of nog niet meteen. Ook dat is een manier om te voorkomen dat je later zou moeten ingrijpen.”
Dus
Wanneer een zelfsturend team slecht functioneert, neem dan als afdelingsmanager niet het roer over. Vraag wel wat het team nodig heeft om beter te functioneren en of jij daarbij kunt helpen.
Maak daarnaast bij de overgang naar een zelfsturende organisatie goede afspraken met alle betrokkenen, over de kaders waarbinnen het team beslissingen kan nemen en welke organisatorische taken het op zich neemt.
Wim: „Ik ben niet zozeer druk als wel bezig. Er is altijd veel te doen als je een buitenplaats zoals Huis Landfort bewoont. Ik draag zorg voor de collectie, geef rondleidingen en doe heel veel regeldingen voor rondleidingen, zoals lampen aan en uit doen, deuren openen. Verder ben ik continu bezig de collectie in het landhuis te verfijnen. In de oranjerie bijvoorbeeld bevindt zich een collectie van dertig porseleinen papegaaien. Als ik ergens een mooiere tegenkom, gaat er een minder mooie naar het depot.”
René: „Als je hier over een paar jaar zou komen, ziet het er weer anders uit. Dan zijn er weer objecten aangekocht, geschonken of in bruikleen gegeven. We zijn soms uren bezig met schuiven, passen en meten van interieurstukken. Als we de grote tafel dekken voor een diner, zijn we daar samen wel een dag mee bezig: tafel vergroten met tafelbladen, met damast, serviezen en zilver dekken, kandelaars en vele bloemen. Onze missie is bezoekers te enthousiasmeren voor deze buitenplaats.”
Wim: „René en ik zijn de huurders van Huis Landfort, dat stamt uit 1434. René is ook oprichter en voorzitter van stichting Kastelen, (historische) Buitenplaatsen en Landgoederen [sKBL] en directeur van stichting Erfgoed Landfort, die deze buitenplaats bezit.”
We leiden niet het leven van doorsnee senioren
René: „Ik heb een heel ander dagritme dan Wim. Ik zit om 8.30 uur achter mijn bureau in het koetshuis. Vanaf die plek geef ik leiding aan de hele operatie binnen en buiten, die wordt uitgevoerd door medewerkers en vrijwilligers. Rond 17.30 uur begint mijn privéleven weer in het landhuis.”
Wim: „We leiden niet het leven van doorsnee senioren.”
René: „We houden van de harmonie, schoonheid, natuur hier – en die liefde delen wij met circa 7.500 bezoekers per jaar. Daar leven we voor. We organiseren jaarlijks heel wat evenementen: we doen mee met de Open Monumentendagen, houden Open Tuinendagen, organiseren stinzenwandelingen en rondleidingen, lezingen en huisconcerten.”
Wim: „We zijn passanten in dit huis. Zonder onze bewoning zou het een levenloos decor zijn. Bezoekers vinden het altijd heel bijzonder hoe wij hier leven.”
Ingrijpende renovatie
René: „Toen we hier in 2017 kwamen, is Huis Landfort onder onze leiding ingrijpend gerenoveerd. In 2023 was het klaar. Het huis is nu beter geïsoleerd, het koetshuis is herbouwd en de moestuin is opnieuw aangelegd. Ook het park, ontworpen door architect Johan David Zocher jr., is onder handen genomen.”
Wim: „Eerder woonden we in Amsterdam, later in Broek in Waterland. Toen zijn wij Huis te Manpad in Heemstede gaan bewonen.”
René: „Ook dat huis hebben we gerestaureerd en verfraaid, en ook daar organiseerden we privéconcerten en lezingen.”
Wim: „Maar omdat het daar erg druk werd door vliegtuig-, trein- en autolawaai en er steeds meer bebouwing kwam, zijn we naar de Achterhoek vertrokken. En nu zitten we hier op 50 hectare in the middle of nowhere, op een paar meter van de Duitse grens. Terwijl ik me vroeger geen leven buiten Amsterdam kon voorstellen.”
René: „Voor mij was ons vertrek uit Amsterdam juist een bevrijding. Ik kan niet leven zonder natuur. Hier, op het platteland, word ik minder afgeleid door allerlei prikkels.”
Wim: „In Broek in Waterland bleek ik het ook leuk te vinden, ik begon van het buitenleven te genieten. En naarmate je ouder wordt, taal je ook minder naar dingen als uitgaan tot diep in de nacht.”
René: „Of eindeloos tentoonstellingen en concerten aflopen.”
Wim: „We hebben nog wel een appartement in Zutphen, maar daar zijn we niet veel. Dat houden we aan met oog op later.”
We zijn passanten in dit huis. Zonder onze bewoning zou het een levenloos decor zijn
Met pensioen
René: „In maart volgend jaar ga ik met pensioen, maar we blijven hier wel wonen. Het zal wel gek zijn om niet meer elke dag naar het koetshuis te gaan om er te werken. Al blijft hier genoeg te doen en heb ik voldoende energie om nieuwe initiatieven te bedenken. Je inzetten voor het voortbestaan van de Nederlandse buitenplaatsen blijft werk genereren.”
Wim: „Ik was regisseur en producent van amusementsprogramma’s bij Endemol, en ben al enkele jaren met pensioen. Maar ook ik ben nooit gestopt met werken. Ik heb een documentaire gemaakt over deze buitenplaats en heb ouderen geïnterviewd over hun leven.”
René: „In onze vrije tijd ontvangen we vrienden en gaan we af en toe naar een concert of museum.”
Wim: „Ik golf één keer per week, René iets minder vaak. Ik ben totaal talentloos, maar vind het wel erg leuk.”
René: „We zijn beroeps-beginners.”
Wim: „Elk jaar gaan we met vakantie, dit jaar waren we een paar weken op Sicilië. We blijven meestal in Europa. Toen we nog in Heemstede woonden, was het daar ’s winters in huis zo koud dat we graag naar een warm land gingen. Maar dit huis is sinds de renovatie ook in de winter bewoonbaar.”
René: „We vliegen steeds minder. Enerzijds omdat Schiphol hier ver vandaan is, anderzijds omdat we vliegen tegenwoordig wel een dingetje vinden. Bovendien hebben we al veel van de wereld gezien.”
Wim: „Ik hoop zo lang mogelijk betrokken te blijven bij Landfort.”
René: „Ik denk dat ik de komende tien jaar nog iets ga doen, maar ik weet nog niet wat. Een boek schrijven misschien, of een nieuwe stichting oprichten, er is nog zoveel dat bewaard moet blijven. Maar ooit zullen we uit dit paradijs weggaan.”
Ik heb meerdere verplichte vergaderingen per week op mijn werk, waar ik erg weinig uit haal. De vergaderingen geven me vooral het idee dat ik mijn tijd zit te verdoen. Ze zorgen ervoor dat het werk dat ik geacht word te doen blijft liggen. Hoe moet ik daarmee omgaan?
Vrouw (65), werkzaam in de thuiszorg
Vóór de vergadering
Veel werkenden kennen het probleem: ze worden geleefd door hun agenda – vol met allerhande afspraken, overleggen en vergaderingen.
„Vaak gebruiken mensen hun agenda om hier afspraken met anderen in te zetten, maar ze zetten er nooit een afspraak met zichzelf in”, zegt Eric van den Heuvel. Hij verzorgt trainingen in time-management. Twaalf jaar geleden begon hij daarmee, uit frustratie, omdat zijn collega’s zaken niet konden prioriteren en hun werk nooit op tijd afkregen.
De eerste stap om dit om te keren, zo vertelt Van den Heuvel mensen die bij zijn bureau Een Helder Hoofd aankloppen, is dat je ook afspraken met jezelf in je agenda zet. „Want je bent zelf voor je eigen werk ook best een belangrijk persoon”, zegt hij. „Als collega’s allemaal witte vlakken in je agenda zien, denken ze dat je niks te doen hebt.”
Als je zelf weet wat er allemaal op je bordje ligt, is het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen. En is dan is daar vaak genoeg ook begrip voor onder leidinggevenden, ziet Van den Heuvel. „Dan zeg je: ‘Ik heb andere prioriteiten. Als ik nu ruimte moet maken, blijft het andere werk liggen’.”
Leidinggevenden stellen het vaak op prijs als werknemers zich afvragen waar de prioriteiten in hun werk moeten liggen, merkt ook organisatiepsycholoog Iris Ooms, die als coach mensen helpt om in hun werk grenzen aan te geven. „Als je zelf weet waar je mee bezig wilt zijn in je werk, en je jezelf afvraagt waarom je de dingen doet die je doet, laat je je van je goede, gemotiveerde kant zien. Ondanks dat je misschien nee zegt tegen een opgelegde verplichting.”
Aankaarten dat je denkt je tijd nuttiger te kunnen besteden dan in een verplichte vergadering, vindt niet iedereen even gemakkelijk. Ook hierbij hangt natuurlijk veel af van de relatie met je leidinggevende. Als het individueel niet lukt, raadt Ooms aan om het dilemma samen met collega’s aan te kaarten.
In de vergadering
„Er is ook nog een tussenvorm”, zegt Ooms. „In plaats van er helemaal niet te zijn, of juist de gehele vergadering erbij zijn, zou je ook alleen het deel van de vergadering kunnen bijwonen dat voor jou relevant is. Dan vraag je gewoon: bij welk agendapunt ben ik echt nodig?”, stelt Ooms.
In de zorg is dat best gebruikelijk, weet de coach uit haar adviespraktijk. „Als er overleg over bepaalde cliënten plaatsvindt, dan wordt vaak van tevoren afgestemd over welke cliënt het gaat, zodat medewerkers kunnen kiezen welk deel van de vergadering ze bijwonen.”
Als afzeggen of zo’n tussenvorm niet mogelijk is, is effectiviteit het toverwoord bij trainers als Van den Heuvel en Ooms. Een bijeenkomst waarvan niet duidelijk is wat daar moet gebeuren, is een van de grootste ergernissen rond vergaderen.
Bij een vergadering is het dus cruciaal dat er een duidelijke agenda is, zegt Van den Heuvel. „Als die er niet is, wordt het een soort Poolse landdag, waarin de tijd wordt volgepraat en aan het eind iedereen leeg is.”
Als er geen duidelijke agenda is, kan het een soort Poolse landdag worden
„Je moet ook duidelijk bepalen hoeveel tijd je aan ieder onderdeel wilt besteden”, zegt Ooms. „Als dat niet gebeurt, gaat iedereen natuurlijk achterover leunen en maar zien wat er gaat gebeuren.” De deelnemers van een vergadering moeten op hun beurt voor zichzelf ook afvragen „waarom ze er zitten, wat er van hen wordt verwacht en wat ze eruit kunnen halen”, aldus Ooms.
Verder is van belang: worden er beslissingen genomen? En hoe dan? Als je de tijd goed wilt besteden, is het belangrijk om vast te leggen wat er is besloten, en als er een actielijst komt, hoort daar ook een termijn aan vast te zitten waarbinnen zaken moeten worden afgerond.
Werkgevers hebben een duidelijk belang bij efficiënt vergaderen. Als er te weinig besluiten worden genomen, zal hen dat immers geld kosten. In sectoren als ict heeft men dat goed begrepen, ziet Van den Heuvel. Met ‘stand-ups’ en ‘sprints’ brengen collega’s kort aan elkaar over waar ze mee bezig zijn, en wat ze de komende tijd gaan afronden. In minder commerciële sectoren ontbreekt het volgens de trainer nog wel eens aan duidelijke planning en communicatie.
Van den Heuvel ziet dat mensen die bij hem aankloppen nog vaak dezelfde denkfout maken: eerst moet de mailbox leeg voordat ze aan andere zaken kunnen beginnen. „Toen ik een potentiële klant die altijd in tijdnood kwam vertelde dat hij overzicht moet houden en prioriteiten moet stellen, zei hij: ja maar daar heb ik geen tijd voor”, lacht Van den Heuvel. „Eigenlijk zegt hij: ik heb problemen, maar ik heb geen tijd om er iets aan te doen.” Daaruit breken, daar begint het volgens hem mee.
Dus
Uit een vergadering wegblijven is niet altijd mogelijk, maar als je je eigen prioriteiten duidelijk hebt vastgesteld en andere dingen te doen hebt, kun je bij leidinggevende polsen of het écht noodzakelijk is dat je aanwezig bent. Misschien kun je het deel dat niet op jouw werk van toepassing is overslaan. En als je dan toch in een vergadering belandt, zorg er dan met elkaar voor dat het efficiënt gebeurt.
:format(webp)/s3/static.nrc.nl/images/gn4/stripped/data95834244-16ae50.jpg)
