Informatiebeheer bij de overheid is ‘chaotisch’ en met nieuwe Archiefwet dreigt ‘enorme achteruitgang’

Hij maakte het zelf nog mee, als onderzoeker bij het Nationaal Archief. Een speurtocht naar vertrouwelijke dossiers, in de archieven van inlichtingendiensten als de AIVD en de Militaire Inlichtingendienst (MID), leverde in eerste instantie niets op. Die waren geheim en dus vernietigd, kreeg hij te horen. Maar toen Bert de Vries, inmiddels voorzitter van de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland verder ging zoeken, bleek er toch nog zo’n 1.400 meter archieven met dossiers te bestaan. „Waar niemand van wist, omdat ze geheim waren.” Later trof hij op het ministerie van Algemene Zaken nog een doos met dossiers op microfiches aan – „interessant materiaal” – weggestopt in een voorraadkast waar ze ook de wijn en het bier bewaarden. Van de Inlichtingendienst van de Marine. Dat wisten ze zelf niet meer.”

Dat was begin jaren negentig, maar volgens De Vries is het informatiebeheer bij de overheid nog altijd chaotisch en verdwijnen archieven spoorloos omdat het beheer, het toezicht erop én de handhaving ontoereikend zijn. Dat laatste, zoals de Archiefwet voorschrijft, is er volgens hem nauwelijks. Bij directies van gemeentelijke diensten of op ministeries is er onvoldoende besef dat goede archivering noodzakelijk is om de informatiehuishouding van de overheid op peil te houden.

Er is onvoldoende besef wat er bewaard of vernietigd moet worden. Dat opent de weg om vertrouwelijke informatie weg te moffelen

De Vries, in het dagelijks leven directeur van het Stadsarchief Amsterdam, kent de voorbeelden uit de praktijk: de affaire van de zoekgeraakte bonnetjes die een voortijdig einde maakte aan de politieke carrière van voormalig staatssecretaris Fred Teeven. De verdwenen sms’jes van oud-premier Rutte: „Er zijn regelmatig politieke incidenten over zoekgeraakte dossiers. Ook dan ben je afhankelijk van juiste archivering en noodzakelijke bronnen die er nog zijn. Vaak zal dat niet het geval zijn. Maar het archiveringsbesef bij de overheid is overal gering.”

Slechte wetgeving

Donderdag debatteert de Tweede Kamer over modernisering van de Archiefwet. Daarin wordt de termijn om overheidsdossiers over te brengen naar een archiefdienst teruggebracht van twintig naar tien jaar. Positief, noemt De Vries dat, maar tegelijk kunnen overheidsdiensten straks ontheffing aanvragen en wordt de toegang tot overheidsinformatie juist verslechterd. „Er wordt in de nieuwe wet te veel ruimte geboden om die ontheffing aan te vragen”, zegt De Vries. „Met als gevolg een enorme achteruitgang in de informatiepositie van de burgers én de politiek. Elke parlementaire enquêtecommissie eindigt met de aanbeveling om het informatiebeheer van de overheid op orde te brengen. Maar het is telkens voor de bühne en deze wetsherziening maakt het er niet beter op. Het zou mij daarom verbazen als deze wet door de Eerste Kamer komt.”

Hoe moeilijk kan het in het digitale tijdperk zijn om die informatiehuishouding op orde te krijgen ?

„De bureaucratie is sinds de Tweede Wereldoorlog enorm gegroeid, de beschikbare informatie dus ook. Maar overheden gaan daar slecht mee om. Neem de vernietigingsplicht, nodig om die berg aan overheidsinformatie beheersbaar te houden, die wordt slecht uitgevoerd. Exemplarisch is die bonnetjesaffaire waar Teeven over struikelde. Iemand ging zoeken en vond die bonnetjes bij toeval. Maar die hadden al lang vernietigd moeten zijn. Er is zó veel informatie beschikbaar, maar ook onvoldoende besef wat er bewaard of vernietigd moet worden. Dat opent de weg om vertrouwelijke informatie weg te moffelen. Om dossiers stiekem mee naar huis te nemen, dat gebeurt natuurlijk ook. Daarom is zorgvuldige archivering en waar nodig vernietiging, zo belangrijk.”

Het toezicht is onvoldoende geregeld en aan de archivarissen worden nauwelijks opleidingseisen gesteld, is de klacht van de branchevereniging. Die nieuwe wet brengt dus nauwelijks verbetering?

„Er is nu zoveel informatie voorhanden dat van de huidige archivaris andere vaardigheden gevraagd worden dan voorheen. Archieven zijn er voor de geschiedschrijving. Maar dan moeten die bronnen wel op orde zijn. Kijk maar naar het werk van de commissie-Sorgdrager en het onderzoek naar het Nederlandse bombardement op Hawija. Ook dan ben je afhankelijk van archieven en moeten noodzakelijke bronnen ook nog vindbaar zijn.

„Bij politiek gevoelige dossiers speelt dan ook nog mee dat relevante stukken er misschien wel zijn, maar dat de ambtenaren dat niet vertellen. Ik heb dat zelf meegemaakt bij de afhandeling van WOO-verzoeken. Iedereen wrong zich in alle bochten om zo min mogelijk te hoeven geven. Die cultuur is er onder ambtenaren echt nog wel. Maar nu die overdrachtstermijnen worden teruggebracht naar tien jaar, worden archivarissen steeds meer onderdeel van de verantwoordingsplicht van de overheid. Dat is een rol die ze aan moeten kunnen, de archivaris moet borg staan voor goed informatiebeheer. En voor informatie die voor iedereen toegankelijk moet zijn. Alleen is het toezicht, ook in de nieuwe wet, nauwelijks geregeld en hebben gemeenten daar ook nauwelijks capaciteit voor. Dat brengt het stelsel van transparantie in gevaar, in een branche waar toch al zoveel verandert. Je kunt, bijvoorbeeld, de techniek wel kopen om handschriftherkenning in oude geschriften mogelijk te maken, dat is werk voor techneuten die applicaties moeten inkopen. Maar je moet daar ook mee weten om te gaan. Techniek moet ten dienste staan van goed informatiebeheer. Je moet dus ook weten hoe die techniek op het juiste moment de juiste bestanden vernietigen.”

Wat ons betreft, komt dat oorlogsarchief morgen online beschikbaar

Het digitaal vrijgeven van de strafdossiers over collaboratie in deTweede Wereldoorlog zou een eerste proeve van modern archiefbeheer moeten zijn. Maar dat is voorlopig uitgelopen op een teleurstelling. Wat ging er fout?

„De minister had eerst gezegd dat die archieven online openbaar zouden worden, maar dat werd vervolgens teruggedraaid, waardoor in de praktijk die dossiers nog steeds beperkt openbaar zijn. Met als gevolg dat familie van slachtoffers er nog steeds nauwelijks bij kunnen, maar die van de daders wel. Dat is belachelijk, een schande. Wat ons betreft, komt dat oorlogsarchief morgen online beschikbaar. Maar de minister wil dat nu eerst in een apart wetsvoorstel regelen. En dan is het aan de Tweede Kamer om daar spoed achter te zetten.

„Het Nationaal Archief had het allemaal goed voorbereid, in overleg met belangenorganisaties, burgemeesters en ook de Autoriteit Persoonsgegevens. Toch kwam die laatste last minute met die waarschuwingsbrief dat de privacywetgeving in de weg stond. Dan kun je als minister ook zeggen: „We nemen kennis van die waarschuwingsbrief, maar nemen die even niet in behandeling. Maar er was eind vorig jaar te veel paniek bij de ambtenaren van het Nationaal Archief en die van het ministerie van OCW. Het ministerie had ook boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen afwachten en die vervolgens aan de rechter kunnen voorleggen, daar zou ik voor zijn geweest.

„Archieven zijn er voor de openbaarheid en wij zijn niet op aarde gezet om pijnlijke geschiedenissen achter te houden. Wat mij betreft hadden die archieven al twintig jaar geleden openbaar mogen zijn. Maar nu zien mensen een overheid die onderling niet in staat is om zo’n kwestie op een normale manier op te lossen.”


Lees ook

Waarom oorlogsdossiers toch niet online komen? ‘Je kunt niet zeggen: u bent negentig jaar oud, privacy doet er minder toe’

Documenten uit het Nationaal Archief worden ingescand in de scanstraat.