Dilemma
Ik heb meerdere verplichte vergaderingen per week op mijn werk, waar ik erg weinig uit haal. De vergaderingen geven me vooral het idee dat ik mijn tijd zit te verdoen. Ze zorgen ervoor dat het werk dat ik geacht word te doen blijft liggen. Hoe moet ik daarmee omgaan?
Vrouw (65), werkzaam in de thuiszorg
Vóór de vergadering
Veel werkenden kennen het probleem: ze worden geleefd door hun agenda – vol met allerhande afspraken, overleggen en vergaderingen.
„Vaak gebruiken mensen hun agenda om hier afspraken met anderen in te zetten, maar ze zetten er nooit een afspraak met zichzelf in”, zegt Eric van den Heuvel. Hij verzorgt trainingen in time-management. Twaalf jaar geleden begon hij daarmee, uit frustratie, omdat zijn collega’s zaken niet konden prioriteren en hun werk nooit op tijd afkregen.
De eerste stap om dit om te keren, zo vertelt Van den Heuvel mensen die bij zijn bureau Een Helder Hoofd aankloppen, is dat je ook afspraken met jezelf in je agenda zet. „Want je bent zelf voor je eigen werk ook best een belangrijk persoon”, zegt hij. „Als collega’s allemaal witte vlakken in je agenda zien, denken ze dat je niks te doen hebt.”
Als je zelf weet wat er allemaal op je bordje ligt, is het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen. En is dan is daar vaak genoeg ook begrip voor onder leidinggevenden, ziet Van den Heuvel. „Dan zeg je: ‘Ik heb andere prioriteiten. Als ik nu ruimte moet maken, blijft het andere werk liggen’.”
Leidinggevenden stellen het vaak op prijs als werknemers zich afvragen waar de prioriteiten in hun werk moeten liggen, merkt ook organisatiepsycholoog Iris Ooms, die als coach mensen helpt om in hun werk grenzen aan te geven. „Als je zelf weet waar je mee bezig wilt zijn in je werk, en je jezelf afvraagt waarom je de dingen doet die je doet, laat je je van je goede, gemotiveerde kant zien. Ondanks dat je misschien nee zegt tegen een opgelegde verplichting.”
Aankaarten dat je denkt je tijd nuttiger te kunnen besteden dan in een verplichte vergadering, vindt niet iedereen even gemakkelijk. Ook hierbij hangt natuurlijk veel af van de relatie met je leidinggevende. Als het individueel niet lukt, raadt Ooms aan om het dilemma samen met collega’s aan te kaarten.
In de vergadering
„Er is ook nog een tussenvorm”, zegt Ooms. „In plaats van er helemaal niet te zijn, of juist de gehele vergadering erbij zijn, zou je ook alleen het deel van de vergadering kunnen bijwonen dat voor jou relevant is. Dan vraag je gewoon: bij welk agendapunt ben ik echt nodig?”, stelt Ooms.
In de zorg is dat best gebruikelijk, weet de coach uit haar adviespraktijk. „Als er overleg over bepaalde cliënten plaatsvindt, dan wordt vaak van tevoren afgestemd over welke cliënt het gaat, zodat medewerkers kunnen kiezen welk deel van de vergadering ze bijwonen.”
Als afzeggen of zo’n tussenvorm niet mogelijk is, is effectiviteit het toverwoord bij trainers als Van den Heuvel en Ooms. Een bijeenkomst waarvan niet duidelijk is wat daar moet gebeuren, is een van de grootste ergernissen rond vergaderen.
Bij een vergadering is het dus cruciaal dat er een duidelijke agenda is, zegt Van den Heuvel. „Als die er niet is, wordt het een soort Poolse landdag, waarin de tijd wordt volgepraat en aan het eind iedereen leeg is.”
Als er geen duidelijke agenda is, kan het een soort Poolse landdag worden
„Je moet ook duidelijk bepalen hoeveel tijd je aan ieder onderdeel wilt besteden”, zegt Ooms. „Als dat niet gebeurt, gaat iedereen natuurlijk achterover leunen en maar zien wat er gaat gebeuren.” De deelnemers van een vergadering moeten op hun beurt voor zichzelf ook afvragen „waarom ze er zitten, wat er van hen wordt verwacht en wat ze eruit kunnen halen”, aldus Ooms.
Verder is van belang: worden er beslissingen genomen? En hoe dan? Als je de tijd goed wilt besteden, is het belangrijk om vast te leggen wat er is besloten, en als er een actielijst komt, hoort daar ook een termijn aan vast te zitten waarbinnen zaken moeten worden afgerond.
Werkgevers hebben een duidelijk belang bij efficiënt vergaderen. Als er te weinig besluiten worden genomen, zal hen dat immers geld kosten. In sectoren als ict heeft men dat goed begrepen, ziet Van den Heuvel. Met ‘stand-ups’ en ‘sprints’ brengen collega’s kort aan elkaar over waar ze mee bezig zijn, en wat ze de komende tijd gaan afronden. In minder commerciële sectoren ontbreekt het volgens de trainer nog wel eens aan duidelijke planning en communicatie.
Van den Heuvel ziet dat mensen die bij hem aankloppen nog vaak dezelfde denkfout maken: eerst moet de mailbox leeg voordat ze aan andere zaken kunnen beginnen. „Toen ik een potentiële klant die altijd in tijdnood kwam vertelde dat hij overzicht moet houden en prioriteiten moet stellen, zei hij: ja maar daar heb ik geen tijd voor”, lacht Van den Heuvel. „Eigenlijk zegt hij: ik heb problemen, maar ik heb geen tijd om er iets aan te doen.” Daaruit breken, daar begint het volgens hem mee.
Dus
Uit een vergadering wegblijven is niet altijd mogelijk, maar als je je eigen prioriteiten duidelijk hebt vastgesteld en andere dingen te doen hebt, kun je bij leidinggevende polsen of het écht noodzakelijk is dat je aanwezig bent. Misschien kun je het deel dat niet op jouw werk van toepassing is overslaan. En als je dan toch in een vergadering belandt, zorg er dan met elkaar voor dat het efficiënt gebeurt.
