Dilemma
Een leidinggevende die nooit vraagt naar de persoonlijke situatie waarover je hem of haar in vertrouwen nam, een collega die het gesprek tijdens vergaderingen stelselmatig domineert of iemand die vaak onbegrijpelijke mails stuurt: slechte communicatie is met afstand de grootste bron van ergernis op de werkvloer, bleek recent uit een rondgang langs ruim 1.300 werknemers bij acht organisaties. Wat kan een werknemer doen om de communicatie binnen het bedrijf, met een collega of een leidinggevende, te verbeteren?
Iedereen communiceert anders
Juri Hoedemakers, die de rondgang deed, doet promotieonderzoek aan de Erasmus Universiteit Rotterdam naar waarheidspreken binnen organisaties. Maar liefst 87 procent van de medewerkers die hij ondervroeg, is ontevreden over de communicatie binnen hun bedrijf. „Ze vinden bijvoorbeeld dat er te weinig wordt gevraagd, dat er te veel aannames worden gedaan, dat alleen de mensen met een grote bek aan het woord komen en dat er vaak vergeten wordt uit te leggen waarom een bedrijf bepaalde keuzes maakt.”
Volgens René Drost is communiceren een van de meest overschatte vaardigheden die leidinggevenden denken te hebben. Drost is eigenaar van Bureau HTM, een bedrijf dat trainingen geeft op het gebied van leiderschap, teamontwikkeling en communicatie. „Er zijn veel verschillende typen persoonlijkheden, die vaak uitgedrukt worden in verschillende kleurprofielen. Bij ieder type horen verschillende communicatiestijlen. Het is logisch dat iedere persoonlijkheid van zichzelf vindt dat ze goed communiceren, maar mensen gaan er vaak van uit dat de communicatie bij een ander hetzelfde werkt. En daar gaat het mis.”
Veel leidinggevenden, die vaak binnen het door Drost aangehaalde rode kleurprofiel passen (met eigenschappen als assertiviteit en expressiviteit), vergeten volgens hem regelmatig dat niet iedereen zoveel durft te zeggen of zich zo makkelijk kan uiten als zij. Dat staat effectieve communicatie in de weg. „Het doel van een leidinggevende is om anderen goed te laten functioneren. Daarom moeten ze zich verdiepen in de ander: hoe gaat het met jou, hoe communiceer jij, hoe kan ik jou motiveren?”, zegt Drost.
Tijdens trainingen gaat Drost met teams en leidinggevenden in gesprek over wat hun communicatiestijl is. „Iemand uit het groene kleurenprofiel is vaak wat introverter, maar dat deze werknemer minder snel het woord neemt tijdens een vergadering, wil niet per definitie zeggen dat hij of zij ergens minder verstand van heeft. Als je begrijpt dat mensen anders communiceren, kun je er rekening mee houden.”
Stel communicatieregels op
Aan teams adviseert Drost om vooraf duidelijke communicatie-afspraken te maken, en deze ook meerdere keren per jaar te evalueren. Dat gesprek wordt vaak pas gevoerd als er een probleem is, maar een duidelijke communicatie-etiquette kan dat soort problemen vaak voorkomen. Die afspraken kunnen heel concreet zijn. Bijvoorbeeld: elkaar laten uitspreken, een maximaal aantal minuten gesprekstijd tijdens een vergadering, geen stemverheffingen.
Het kan ook goed werken om aan het eind van een bijeenkomst of vergadering een korte feedbackronde in te bouwen, waarin iedereen zijn visie bespreekt of dat op een briefje schrijft en inlevert, zegt Hoedemakers. „Zo voorkom je dat alleen de dominantere werknemers aan het woord komen en nodig je de introverte mensen ook uit om hun input te geven op een manier die bij ze past.”
Hoedemakers adviseert daarnaast ook goed naar je eigen rol te kijken. „Denk eens na hoe goed je zelf eigenlijk bent in luisteren, en hoe vaak je bij een collega langs loopt om te kijken of je mail goed is aangekomen en of je verzoek duidelijk was. En hoe koppel jij zelf terug als iemand een verzoek bij jou neerlegt?” Communicatie binnen een bedrijf wordt volgens Hoedemakers ook beter als collega’s elkaar vaker beargumenteren waarom ze iets doen, of elkaar daarnaar vragen. „Communicatie is meerrichtingsverkeer, alle medewerkers van een organisatie zijn er samen verantwoordelijk voor.”
Als de communicatie met een collega of leidinggevende ondanks deze adviezen stroef blijft, is het goed om daarover het gesprek aan te gaan, zegt Drost. Dat moet niet midden in een vergadering, maar tijdens een apart moment. „Een leidinggevende is zich er waarschijnlijk niet van bewust dat hij of zij niet is teruggekomen op jouw persoonlijke situatie. Het helpt als je dan vertelt dat je het fijn vindt als iemand aan je vraagt hoe het gaat, hoe spannend dat misschien ook lijkt. Het niet uitspreken van wat je vindt, is heel vaak een van de grootste belemmeringen in de communicatie.”
Dus
Communicatie is veel meer dan praten of mailen: het is ook luisteren, zonder omwegen zeggen wat je bedoelt, vragen stellen, duidelijke instructies geven zonder jargon en uitleggen waarom iets nodig is. Dat doet iedereen op een andere manier, waardoor er ruis kan ontstaan.
De eerste stap is beseffen dat iedereen anders communiceert, en dat iets wat voor jou logisch is, niet hoeft aan te komen bij een ander. Daarover moeten teams gesprekken voeren: hoe communiceren de individuele medewerkers binnen een team en welke afspraken kan het team maken om iedereen zo goed mogelijk tot zijn recht te laten komen. Als dat niet werkt, kan het helpen om met een collega of leidinggevende het gesprek aan te gaan en daarin duidelijk te maken waar jij behoefte aan hebt, zodat ze daar rekening mee kunnen houden.
