Korte lijntjes, een vrije, joviale sfeer en een ‘ouderwets ons kent ons’-gevoel. Het zijn dé kenmerken van een overzichtelijk klein notariskantoor. Dat is niet per se een ideale werkplek, zegt Leon Verstappen, hoogleraar Notarieel Recht aan de Rijksuniversiteit Groningen. „We hebben het sterke vermoeden dat juist op die kleine kantoren vaker misstanden plaatsvinden. Daar kan de notaris zich nog koning van het kantoor wanen”, zegt hij.
Vorige week berispte de Kamer voor het Notariaat een Drentse notaris uit Borger. Hij had, zo oordeelde de tuchtrechter, zijn „seksleven op ontoelaatbare wijze vermengd met de uitvoering van het notarisambt”. Daarmee bracht hij „de eer en het aanzien van het ambt ernstige schade toe”. Het gaat hier om een publieke ambtsdrager: een notaris dient een eed of gelofte af te leggen en wordt bij monde van de koning tot ambtsdrager benoemd. Vanuit die monopoliepositie vervult hij een publieke taak en daarom dient hij van onbesproken gedrag te zijn.
Volgens Verstappen „een kwalijke zaak”, die niet op zichzelf staat. In 2014 werd een notaris van een klein kantoor geschorst nadat een foto van hem op Facebook verscheen. Op de foto: drie kopers van vastgoed met plastic nepborsten voor hun mannenborst. Tussen hen in een notaris met roze konijnenoren op zijn hoofd. De foto was geplaatst om een advocate een hak te zetten – onacceptabel volgens de Kamer voor het Notariaat in Den Haag.
Dergelijke zaken, waarin de notaris morele en ethische grenzen overschrijdt, gebeuren eerder op kleine kantoren, vermoedt Verstappen, verwijzend naar onderzoeken na de val van de Tilburgse Hypotheekbank. „Hoewel misstanden zich ook op grote kantoren zoals Pels Rijcken in Den Haag hebben voorgedaan, blijkt dat een notaris van een klein kantoor een groter risico loopt om minder zelfkritisch te zijn, meegezogen te worden door criminele praktijken of te denken dat alles kan. Dat komt omdat op die kantoren één, hooguit twee notarissen werken. Op grote kantoren is meer sociale controle”, zo verklaart hij. Volgens de hoogleraar is het daarom van belang dat een veilig kantoorklimaat gecreëerd wordt, „want het gaat erom dat men zich durft uit te spreken tegen misdragingen”.
Dat onderschrijft Marcel Pheijffer, hoogleraar Accountancy aan de Nyenrode Business University. Pheijffer is daarnaast ook columnist voor Notariaat Magazine van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Hij publiceerde columns over het thema grensoverschrijdend gedrag. Zo zette hij in mei vorig jaar vraagtekens bij het werkklimaat in het notariaat: „Pels Rijcken? Was daar ook niet iets aan de hand? Jazeker! […] Dat ging uiteindelijk niet alleen over de door [Frank Oranje, red.] gepleegde fraude, maar ook over de sociale veiligheid die […] op het kantoor onder de maat zou zijn. Pels Rijcken werd gekarakteriseerd als een ‘gesloten organisatie met weinig ruimte voor tegenspraak’.”
Lees ook
Drentse notaris berispt omdat hij zijn seksleven ‘ontoelaatbaar’ met zijn ambt vermengde
De KNB reageerde op de zaak-Oranje door een proef te starten waarbij notariële medewerkers zich konden wenden tot een externe vertrouwenspersoon. De ‘Vertrouwelijke hulplijn notariaat’. Pheijffer, in zijn column: „Dat is tenminste iets, maar is het genoeg?”
Per mail vult Pheijffer het volgende aan: „Het is belangrijk dat de KNB naar aanleiding van dit soort incidenten – net als de tuchtrechter – afstand neemt en duidelijk afkeuring laat blijken. Maar nog belangrijker is dat ‘zwijgende omstanders’ die ongewenst gedrag waarnemen, eerder opstaan en (durven te) spreken als ze ongewenst gedrag waarnemen. Dat geldt niet alleen binnen het notariaat maar binnen iedere organisatie.”
Konijnenoren
In de zaken van de Drentse notaris en de notaris met de konijnenoren liet KNB niet van zich horen. Want, zo luidt het credo van de beroepsorganisatie (vorig jaar 3.430 leden) „over tuchtzaken doen wij geen uitspraken”.
Het tuchtrecht is er om van te leren, luidt de opvatting van Aukje Nauta, bijzonder hoogleraar organisatiepsychologie aan de Universiteit Leiden. „Kantoren kunnen een casus aanpakken en intern bespreekbaar maken om te voorkomen dat het ook bij hen gebeurt.” Volgens haar zou de KNB daarin een faciliterende en preventieve rol kunnen spelen „bijvoorbeeld door een goede kennisbank aan te leggen en tips en adviezen te geven over hoe men deze casussen bespreekbaar kan maken”.
Nauta erkent dat het lastig kan zijn voor medewerkers om hun grenzen aan te geven, „maar uit onderzoek blijkt dat je meer risico loopt om zelf slachtoffer van grensoverschrijdend gedrag te worden als je toekijkt als passieve omstander. Juist door je uit te spreken draag je bij aan een cultuuromslag”. Dat hoeft volgens haar niet moeilijk te zijn.
„Maar”, besluit Nauta, „het zit nou eenmaal in de mens om je af en toe te misdragen.” Bij kleinere kantoren is het probleem volgens Nauta wel gemakkelijker aan te pakken. „Iedere organisatie, groot of klein, moet investeren in omgangsvormen. Sociale controle op een lieve en respectvolle manier, geen Big Brother is watching you. Korte, krachtige reflectiemomenten van tien minuten per week, kunnen op de lange termijn het werkklimaat al sterk verbeteren.”
