Zo voer je stevige discussies zonder de sfeer te verzieken

Als alle neuzen dezelfde kant uit staan, is er veel dat je niet ziet. Verschillende perspectieven, openhartigheid en kritische discussie zijn vaak nodig om tot vernieuwing en verbetering te komen. Hoe organiseer je dat? En hoe spreek je je eerlijk uit zonder de onderlinge relaties te verpesten?

Leiderschap

Wanneer medewerkers zich niet kunnen of durven uitspreken over wat er anders en beter moet, loop je mooie kansen mis en raak je goede mensen kwijt. Het georganiseerd uitdagen van de status quo maakt een organisatie sterker. En het is mooi wanneer leidinggevenden hierin het voortouw nemen. Dat begint met het uitleggen van het belang van meningsverschillen. Teamleden zullen moeten accepteren dat je samen, door het combineren van contrasterende ideeën, verder komt dan alleen. De kans dat je in je eentje slimmer bent dan samen met je collega’s, die is niet zo groot. Kijk ook samen eerlijk naar de onderlinge communicatie. Zijn er gezonde discussies of lijkt iedereen het altijd eens te zijn? Zijn het vaak dezelfde mensen die praten? Stellen mensen vragen en zijn ze ook benieuwd naar het antwoord? Noteer en benoem wat je ziet. En bespreek dan hoe het beter kan.

Afspraken

Daarna is het tijd voor het maken van heldere afspraken. Bijvoorbeeld over de momenten waarop je met elkaar de status quo ter discussie stelt. Bij welke bijeenkomsten vraag je elkaar actief om kritiek en nieuwe ideeën? En op welke manier doe je dat? Maak samen een lijstje met goede werkvormen. Zoals het aanstellen van een ‘red team’: een wisselende groep collega’s die doelbewust gaten probeert te schieten in de huidige manier van werken. Of maak een checklijst met kritische vragen die je samen kunt beantwoorden, zoals: welke problemen schuiven we al te lang voor ons uit? Of: wat zouden we schrappen als we morgen opnieuw konden beginnen? Spreek daarna samen een aantal regels af voor goede gesprekken. Het doel is dat je productieve cognitieve discussie stimuleert en ondermijnende relationele conflicten voorkomt. Regels zijn echter niet voldoende, vaak moet er ook worden gewerkt aan de communicatievaardigheden.

Vaardigheden

Productief discussiëren is een kunst. Dit zijn drie van mijn favoriete tips.

– Bereid je grondig voor. Verdiep je in het verleden: waar komt een lastige bureaucratische regel eigenlijk vandaan? Wat was of is er goed aan? Welke harde feiten ondersteunen jouw nieuwe idee? Welke gespreksaanpak past bij de collega’s die je wilt overtuigen?

– Toon tact en respect. Vraag eerst of het goed is dat je een paar vragen stelt over de manier waarop iets nu werkt. Stel daarna pas je vragen en probeer de ander echt te begrijpen. Wees oprecht nieuwsgierig. Op die manier weten collega’s zich gerespecteerd en begrepen.

– Zet je ego opzij. Het gaat er uiteindelijk niet om dat jouw idee wordt gekozen. Het gaat erom dat je samen tot betere ideeën komt. Onderzoek daarom ook de nadelen van je eigen suggesties en benoem ze eerlijk. En stel een experiment voor als je het oneens blijft. Dan blijkt in de praktijk wat werkt. Volgens Ray Dalio, investeerder, auteur en pleitbezorger van radicale eerlijkheid, vormt ons ego een belangrijke barrière voor verbetering: „De meeste mensen nemen slechte beslissingen omdat ze zo zeker zijn van hun gelijk, dat ze de betere alternatieven niet zien.”

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.

Delen

Mail de redactie

Dilemma

Als je op de werkvloer een (maatschappelijke) misstand aantreft en daar melding van wilt maken, hoe kun je dat dan het beste doen? En hoe moet een werkgever zich opstellen?

Maatschappelijk belang

De status van klokkenluiders is de afgelopen jaren flink veranderd. Een van de bekendste Nederlandse klokkenluiders is Ad Bos, die eind jaren negentig grootschalige bouwfraude aan het licht bracht. Het leverde hem tal van rechtszaken op, waarna hij zijn huis moest verkopen en in een camper belandde. De afgelopen jaren is er wetgeving gemaakt om de bescherming van klokkenluiders beter te regelen. Sinds 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) van kracht, die melders van vermoede misstanden al in een vroeg stadium bescherming moet bieden.

Om voor die bescherming in aanmerking te komen, moet iedereen die op het werk iets ziet dat niet door de beugel kan zich eerst afvragen of het maatschappelijk belang ermee gediend is dat de misstand verdwijnt. De laatste jaren zijn er steeds meer gevallen van ‘grensoverschrijdend gedrag’, waarbij de melders ervan denken dat ze onder een klokkenluidersregeling vallen, ziet Marion Weitering, die de adviesafdeling van het Huis voor Klokkenluiders leidt. De organisatie is in 2016 opgericht om melders van misstanden te ondersteunen.

Weitering legt uit dat het algemeen belang pas in het geding is als de zaak uitstijgt boven het persoonlijk belang van de melder. Bij het dumpen van giftige stoffen in de rivier is daar wel sprake van, maar bij een schreeuwpartij van de baas meestal niet. „Hoe een organisatie ermee is omgegaan, is ook heel belangrijk. Als sprake is van een patroon of een structureel karakter, waar de angstcultuur bij De Wereld Draait Door een voorbeeld van is, kan het er toch onder vallen”, zegt Weitering.

Voor werkgevers is het belangrijk om de drempel om een interne melding te doen zo laag mogelijk te maken, stelt arbeidsrechtadvocaat Femia van Wijk, die werkgevers bijstaat die met meldingen te maken krijgen. „Voor veel mensen is het een te grote hobbel om meteen naar de directie te stappen. Vaak is in gesprek gaan met je leidinggevende ook ingewikkeld. Een vertrouwenspersoon is daar bijvoorbeeld veel beter voor geschikt.” Ook is het van belang dat werkgevers vervolgens laten zien wat er met de melding gebeurt. „Melders voelen zich vaak niet serieus genomen en dat gevoel moet je wegnemen.”

Soms kunnen problemen toch nog onderling opgelost worden, ziet Weitering van het Huis voor Klokkenluiders. „Het komt ook voor dat we denken: beide partijen bedoelen het goed, misschien kunnen we ze met mediation, bemiddeling, nader tot elkaar brengen.” Advocaat Van Wijk, die zelf als mediator optreedt, zou daar voor zijn, en benadrukt hoe belangrijk het is om in een zo vroeg mogelijk stadium tot elkaar te komen. „Bij mediation moet je voorkomen dat de melder het gevoel heeft dat er sprake is van een doofpot, dat kan een hoop gedoe voorkomen.”

Benadeling na melding

Als mensen hun heil zoeken in een externe melding, bij het Huis voor Klokkenluiders of een toezichthouder, krijgen ze meer dan eens te maken met weerstand van collega’s. „Vaak zeggen mensen: ik wil het wel melden, maar ik wil er geen last van krijgen”, vertelt Weitering.

Het Huis voor Klokkenluiders helpt zo iemand daar zo goed mogelijk in te navigeren, door zelf een onderzoek te beginnen of naar bevoegde toezichthouders door te verwijzen. „Als het een vermoeden van een heel ernstig feit is, proberen we eerst te kijken hoe de melder veilig kan blijven. Als er meerdere signalen en melders zijn, kun je zo’n zaak al moeilijker herleiden naar één persoon. Maar we wijzen mensen altijd op de risico’s.” Hoewel het bij wet verboden is, komen ontslag, overplaatsing of uitsluiting nog altijd voor na een melding van onethisch gedrag. Als mensen in de openbaarheid treden door naar de media te stappen – ook nog een optie – dan wegen die risico’s meestal nog veel zwaarder.

In de nieuwe wet geldt een benadelingsverbod: een werkgever mag een melder niet benadelen vanwege de melding. De bewijslast daarvoor ligt bij de werkgever, wat ‘ingewikkelde’ situaties op kan leveren, ziet Van Wijk. „Ik zie in mijn praktijk bijvoorbeeld zaken voorbijkomen waarbij iemand is ontslagen, die ook een melding heeft gedaan. Ook al heeft dat ontslag niets met de melding te maken, je moet dat als werkgever wel kunnen aantonen”. Ze vindt het goed dat melders worden beschermd en misstanden boven water komen, maar ook lastig om „het zuiver te houden en je niet door emoties te laten leiden”. Want „zo’n melding heeft natuurlijk altijd effect op de arbeidsrelatie”.

Ook het proces na een melding is ingewikkeld, weten Weitering en Van Wijk. Zaken kunnen soms jaren duren, waarin zowel de melder als de werkgever in onzekerheid verkeren. „Je kunt daarna wel zeggen: je mag weer terug, maar meestal wordt iemand daar niet gelukkig van als de arbeidsverhouding verstoord is”, zegt Weitering. „Dan kunnen we mensen wel verwijzen naar kosteloze rechtsbijstand. Een advocaat kan zorgen dat mensen goed gecompenseerd worden, bijvoorbeeld via een vaststellingsovereenkomst.”

Dus

Als je een misstand wilt aankaarten, vraag jezelf dan af of die het maatschappelijk belang raakt. Als dat niet zo is, heb je geen recht op extra wettelijke bescherming voor klokkenluiders. Je kunt altijd advies inwinnen bij het Huis voor Klokkenluiders, waar je als het een (vermoede) maatschappelijke misstand betreft een melding kunt doen. Wees je daarbij altijd bewust van risico’s voor je relatie met je werkgever, want niemand is er blij mee als de vuile was wordt buiten gehangen.

Delen

Mail de redactie

Dilemma

„Ik heb een baan bij een leuk bedrijf, ga elke dag met plezier naar mijn werk en zie sommige collega’s als vrienden. Ik ben ook blij met mijn salaris. Inhoudelijk mis ik alleen uitdaging in mijn werk: het is heel uitvoerend en eigenlijk niet genoeg om de werkweek te vullen. Ik heb dat een paar keer aangekaart bij mijn leidinggevende, maar er is nog weinig veranderd. Hij wil ook liever niet dat ik het aan de grote klok hang omdat het dan lijkt alsof zijn team te weinig doet. Moet ik het blijven aankaarten of tevreden zijn met mijn fijne werkplek?” (Vrouw, 23, naam bekend bij de redactie).

Maak je baan op maat

Hoewel er veel vaker wordt gesproken over overbelasting en het risico op een burn-out, zijn een gebrek aan uitdaging, verveling en onderbelasting op de werkvloer ook serieuze problemen, zegt Toon Taris, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit Utrecht. „Goed onderzoek naar onderbelasting is helaas behoorlijk zeldzaam. We denken wel dat het een risicofactor is en kan leiden tot verloop, ziekteverzuim, stress, een burn-out of zelfs een bore-out.”

Een bore-out is een vorm van extreme verveling op het werk en leidt tot fysieke klachten die vergelijkbaar zijn met burn-outklachten, zoals vermoeidheid, emotionele uitputting en hoofdpijn. Loopbaancoach Marjon Tjepkema ziet deze klachten regelmatig in haar praktijk bij mensen die langdurig onder hun niveau werken. Dat komt veel voor bij hoogbegaafden, waarin Tjepkema gespecialiseerd is, maar niet uitsluitend. „Zingeving is een belangrijk onderdeel van je werk, naast variatie in de werkzaamheden en een inkomen. Als je niet het idee hebt dat je iets waardevols doet, kan dat tot uitval leiden.”

Aan verveling is in veel gevallen gelukkig wel iets te doen, zegt Taris. „Het is makkelijker om invloed uit te oefenen op de uitdaging in je werkzaamheden dan op andere factoren zoals je collega’s of salaris.” Hij adviseert daarom eerst het gesprek aan te gaan met de leidinggevende, om uit te zoeken waar het probleem precies zit: zijn er echt niet meer taken of wil hij geen extra werkzaamheden delegeren omdat hij denkt dat de werknemer het nog niet aankan? „Dat kan een lastig gesprek zijn, maar het schetst wel perspectief.”

En ongeacht de uitkomst van dat gesprek houdt niets je tegen om zelf initiatief te nemen, zegt Taris. „Ga op zoek naar uitdaging binnen de organisatie. Zijn er zaken die blijven liggen? Misschien is er een cursus die je wilt volgen of kun je lid worden van de ondernemingsraad.” Deze zaken helpen ook bij het opbouwen van kwalificaties en zichtbaarheid binnen het bedrijf. „Als je de tijd en de capaciteiten hebt, maak daar dan gebruik van.”

Tjepkema sluit zich aan bij dit advies om te jobcraften: je baan herstructureren zodat deze beter aansluit bij jouw behoeften en talenten. „Kijk waar jouw kwaliteiten liggen en ga dan op zoek naar een project of iets binnen de organisatie waar je aan bij kunt dragen.” Of deze stap van jobcrafting slaagt, hangt volgens Tjepkema af van de inzet van de leidinggevende en het type organisatie. „Bij innovatieve organisaties is vaak veel mogelijk, maar een behoudende leidinggevende kan de boel ook dwarszitten.”

Zoek een andere baan, al is dat ook risicovol

Als maatwerk niet mogelijk is, adviseert Tjepkema een werknemer dringend om op zoek te gaan naar ander werk. „Zingeving is essentieel voor het werkplezier, een gebrek aan uitdaging zou ik daarom echt niet negeren.”

Volgens Taris moet de werknemer een keuze maken: de situatie accepteren zoals het is, of op zoek gaan naar ander werk. „Veel mensen vinden zo’n situatie prima, uitdaging kun je ook buiten je werk zoeken. En zeker bij jonge mensen kan het de moeite waard zijn om nog even te wachten: zij staan vaak te trappelen van ambitie, maar je wordt niet in een keer ceo.” Maar als er al een kiem van ontevredenheid is, is een andere baan binnen of buiten de organisatie misschien een beter idee, zegt Taris, al is dat wel risicovol. „Je weet wat je hebt, maar niet wat je krijgt. Ook ander werk kan tegenvallen.”

Bij het zoeken naar nieuw werk is het belangrijk om je kwaliteiten te onderzoeken en te bedenken wat je precies mist in je huidige werk. Zo kun je op zoek gaan naar werk dat echt bij jou past, zegt Tjepkema. En het is daarbij goed om te beseffen dat de ideale baan zeldzaam is: „Je hoeft niet alles uit die ene baan te halen. Een combinatie is vaak ook mogelijk: bijvoorbeeld een simpele baan voor een paar dagen per week die zekerheid geeft, aangevuld met een ander project, een studie of een onderzoek, vrijwilligerswerk of meer tijd voor je gezin. Als de verdieping niet in je werk zit, kun je dat ook ergens anders uithalen, maar dan moet je wel begrijpen dat het naast elkaar kan bestaan.”

Dus

Uitgedaagd worden in je werkzaamheden is een essentieel onderdeel van werkplezier. Een gebrek aan uitdaging moet daarom aangepakt worden: in eerste instantie door de leidinggevende om extra taken te vragen of door zelf initiatief te nemen om het werk aan te vullen met andere klussen. Dat kan variëren van deelname aan de ondernemingsraad tot een nieuwe opleiding. Als die extra uitdaging niet binnen de huidige functie te vinden is, kan het verstandig zijn om op zoek te gaan naar een nieuwe baan – al draagt dat ook een risico met zich mee. Op een andere plek kunnen de collega’s bijvoorbeeld tegenvallen.

Delen

Mail de redactie