Dilemma
„Mijn collega loopt de kantjes er vanaf. Hij gaat vaak vroeg weg en komt laat aan. Bij de taken die hij uitvoert, maakt hij vaak fouten. Hierdoor hebben mijn collega’s en ik last van een hogere werkdruk. Inmiddels hebben we het alleen al zo lang laten gebeuren dat ik niet weet of we hem hier nog op aan kunnen spreken. Wat moet ik doen?”
Vrouw (30), naam bekend bij de redactie
Kijk ook naar jezelf
Grethe van Geffen, oprichter van bedrijfsadviesbureau Seba cultuurmanagement, hoort in de praktijk regelmatig over soortgelijke problemen. „Onderlinge klachten over collega’s blijven vaak zo lang liggen dat het een nog groter probleem wordt”, zegt ze. „En dan voelt het alsof het te laat is.”
Normaal met elkaar communiceren over wat je als team ‘goed werk’ vindt, blijkt volgens Van Geffen een van de moeilijkste dingen op de werkvloer. „Mensen willen niet moeilijk doen, praten zichzelf aan dat het ‘vast niet zo belangrijk’ is, of willen elkaar geen pijn doen.”
Maar, zegt ze, het grote risico van zoiets te lang laten liggen en later tóch gaan melden, is dat de emoties uiteindelijk zo hoog oplopen dat mensen niet meer met elkaar verder kunnen.
„Het lijkt er overigens ook op dat de persoon in kwestie wel met andere collega’s over de problemen heeft gesproken”, zegt Van Geffen. Op zich is er volgens haar niets mis met even bij een ander toetsen of je goed zit met je klacht. „Maar dan moet je wel meteen de stap nemen om ook met de betreffende persoon te praten. In dit geval, als het zo lang geduurd heeft, is er simpelweg sprake van roddelen. Daar wordt het werk nu niet beter van.”
Het is dus de hoogste tijd om een gesprek aan te gaan, vindt Van Geffen. Loop naar die collega toe en zeg dat je het graag ergens over wilt hebben. De kans is groot, denkt Van Geffen, dat diegene ook al door had dat zijn collega’s ergens ontevreden over zijn. „Daarbij kun je diegene dus niet zomaar aanspreken op zijn fouten, maar dan moet je zelf ook met de billen bloot gaan en zeggen dat je hier al een tijdje mee zit. Je kunt verwachten dat de ander het vervelend vindt dat jij lang niks gezegd hebt. Laat tijdens het gesprek zien dat je bereid bent om ook naar jezelf te kijken.”
Organisatieadviseur Bart van Koningsbruggen zegt dat je tijdens dat gesprek niet op de stoel van de leidinggevende moet gaan zitten. „Zeg vooral niet: jouw taakomschrijving omvat X of Y. Maar ga juist een persoonlijk gesprek aan, waarin je vraagt of er misschien problemen zijn op privévlak of met de gezondheid.” Het is daarbij volgens Van Koningsbrugge wel belangrijk om de grenzen en privacy van de persoon in kwestie te blijven respecteren. Het kan ook zo zijn, zegt Van Koningsbruggen, dat voor deze collega maatwerkafspraken zijn gemaakt waar het team niets vanaf weet. „Misschien heeft de persoon mantelzorgverlof, of is hij minder uren gaan werken zonder dat de rest daarvan weet.”
Van Koningsbruggen denkt dat een gesprek kansen biedt om als team te praten over de samenwerking. Misschien moeten taken opnieuw worden verdeeld. „Of er zijn andere verwachtingen van hoe het werk gedaan moet worden. Als je daar meer zicht op hebt, kun je daar gezamenlijk afspraken over maken.”
Het is duidelijk dat de vrouw in kwestie zich erg betrokken voelt bij het werk, zegt Van Koningsbruggen. „Dat is op zich positief, maar ze moet ook op haar eigen grenzen letten. Een te hoge werkdruk is echt iets om met de leidinggevende te bespreken.”
Als er dan nog steeds geen verandering in komt, dan moet de vrouw volgens Van Koningsbruggen misschien overwegen
om binnen mogelijkheden haar werk anders in te richten of ergens anders te gaan werken binnen of buiten de organisatie.
Kijk naar de werkcultuur
Van Geffen denkt dat het voor deze organisatie goed zou zijn om meer te investeren in een cultuur waarin het gebruikelijk is feedback te vragen en te ontvangen. „Het moet normaal zijn om op een constructieve manier tegen elkaar te zeggen als er iets niet goed gaat”, zegt ze.
Dat vergt volgens Van Geffen een investering voor de lange termijn, bijvoorbeeld door in eerste instantie als bedrijf gezamenlijk een training te volgen. „Later kun je in vergaderingen tijd inruimen om feedback met elkaar uit te wisselen. Daar kun je actief naar vragen. Zo voorkom je dat problemen zo lang blijven liggen.”
Van Koningsbruggen denkt dat het binnen de werkcultuur van deze organisatie misschien onduidelijk is wat geldt als „resultaat”. „Als daar onduidelijkheid over is, ervaren medewerkers doorgaans meer ruimte om de kantjes er vanaf te lopen. En als je bij een collega ziet dat hij of zij dat doet, dan wordt het makkelijker om dat zelf ook te gaan doen.”
Sommige bedrijven kiezen er daarom voor om een ‘verantwoordingssysteem’ in te voeren, zegt Van Koningsbruggen, waarbij medewerkers moeten aangeven wat ze tijdens de gewerkte uren hebben gedaan. „Het risico is dat zo’n systeem averechts werkt voor de mensen die juist goed met de huidige vrijheden om kunnen gaan. Maar dit is een optie die het team met elkaar zou kunnen overwegen.”
Dus
Laat dit soort klachten over de werkhouding van collega’s niet te lang liggen. Dan wordt het probleem alleen maar groter, en het onvermijdelijke gesprek juist moeilijker. Als de klacht dan toch lang is blijven liggen, wees dan empathisch tijdens het gesprek, en laat zien dat je zelf ook fout zit omdat je zo lang niets hebt gezegd. En: zorg dat het in het algemeen normaler gaat worden om elkaar feedback te geven.
