‘Op de zeehondenopvang moet je altijd ‘aan’ staan’

Dilemma

Ik heb meerdere verplichte vergaderingen per week op mijn werk, waar ik erg weinig uit haal. De vergaderingen geven me vooral het idee dat ik mijn tijd zit te verdoen. Ze zorgen ervoor dat het werk dat ik geacht word te doen blijft liggen. Hoe moet ik daarmee omgaan?

Vrouw (65), werkzaam in de thuiszorg

Vóór de vergadering

Veel werkenden kennen het probleem: ze worden geleefd door hun agenda – vol met allerhande afspraken, overleggen en vergaderingen.

„Vaak gebruiken mensen hun agenda om hier afspraken met anderen in te zetten, maar ze zetten er nooit een afspraak met zichzelf in”, zegt Eric van den Heuvel. Hij verzorgt trainingen in time-management. Twaalf jaar geleden begon hij daarmee, uit frustratie, omdat zijn collega’s zaken niet konden prioriteren en hun werk nooit op tijd afkregen.

De eerste stap om dit om te keren, zo vertelt Van den Heuvel mensen die bij zijn bureau Een Helder Hoofd aankloppen, is dat je ook afspraken met jezelf in je agenda zet. „Want je bent zelf voor je eigen werk ook best een belangrijk persoon”, zegt hij. „Als collega’s allemaal witte vlakken in je agenda zien, denken ze dat je niks te doen hebt.”

Als je zelf weet wat er allemaal op je bordje ligt, is het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen. En is dan is daar vaak genoeg ook begrip voor onder leidinggevenden, ziet Van den Heuvel. „Dan zeg je: ‘Ik heb andere prioriteiten. Als ik nu ruimte moet maken, blijft het andere werk liggen’.”

Leidinggevenden stellen het vaak op prijs als werknemers zich afvragen waar de prioriteiten in hun werk moeten liggen, merkt ook organisatiepsycholoog Iris Ooms, die als coach mensen helpt om in hun werk grenzen aan te geven. „Als je zelf weet waar je mee bezig wilt zijn in je werk, en je jezelf afvraagt waarom je de dingen doet die je doet, laat je je van je goede, gemotiveerde kant zien. Ondanks dat je misschien nee zegt tegen een opgelegde verplichting.”

Aankaarten dat je denkt je tijd nuttiger te kunnen besteden dan in een verplichte vergadering, vindt niet iedereen even gemakkelijk. Ook hierbij hangt natuurlijk veel af van de relatie met je leidinggevende. Als het individueel niet lukt, raadt Ooms aan om het dilemma samen met collega’s aan te kaarten.

In de vergadering

„Er is ook nog een tussenvorm”, zegt Ooms. „In plaats van er helemaal niet te zijn, of juist de gehele vergadering erbij zijn, zou je ook alleen het deel van de vergadering kunnen bijwonen dat voor jou relevant is. Dan vraag je gewoon: bij welk agendapunt ben ik echt nodig?”, stelt Ooms.

In de zorg is dat best gebruikelijk, weet de coach uit haar adviespraktijk. „Als er overleg over bepaalde cliënten plaatsvindt, dan wordt vaak van tevoren afgestemd over welke cliënt het gaat, zodat medewerkers kunnen kiezen welk deel van de vergadering ze bijwonen.”

Als afzeggen of zo’n tussenvorm niet mogelijk is, is effectiviteit het toverwoord bij trainers als Van den Heuvel en Ooms. Een bijeenkomst waarvan niet duidelijk is wat daar moet gebeuren, is een van de grootste ergernissen rond vergaderen.

Bij een vergadering is het dus cruciaal dat er een duidelijke agenda is, zegt Van den Heuvel. „Als die er niet is, wordt het een soort Poolse landdag, waarin de tijd wordt volgepraat en aan het eind iedereen leeg is.”

Als er geen duidelijke agenda is, kan het een soort Poolse landdag worden

„Je moet ook duidelijk bepalen hoeveel tijd je aan ieder onderdeel wilt besteden”, zegt Ooms. „Als dat niet gebeurt, gaat iedereen natuurlijk achterover leunen en maar zien wat er gaat gebeuren.” De deelnemers van een vergadering moeten op hun beurt voor zichzelf ook afvragen „waarom ze er zitten, wat er van hen wordt verwacht en wat ze eruit kunnen halen”, aldus Ooms.

Verder is van belang: worden er beslissingen genomen? En hoe dan? Als je de tijd goed wilt besteden, is het belangrijk om vast te leggen wat er is besloten, en als er een actielijst komt, hoort daar ook een termijn aan vast te zitten waarbinnen zaken moeten worden afgerond.

Werkgevers hebben een duidelijk belang bij efficiënt vergaderen. Als er te weinig besluiten worden genomen, zal hen dat immers geld kosten. In sectoren als ict heeft men dat goed begrepen, ziet Van den Heuvel. Met ‘stand-ups’ en ‘sprints’ brengen collega’s kort aan elkaar over waar ze mee bezig zijn, en wat ze de komende tijd gaan afronden. In minder commerciële sectoren ontbreekt het volgens de trainer nog wel eens aan duidelijke planning en communicatie.

Van den Heuvel ziet dat mensen die bij hem aankloppen nog vaak dezelfde denkfout maken: eerst moet de mailbox leeg voordat ze aan andere zaken kunnen beginnen. „Toen ik een potentiële klant die altijd in tijdnood kwam vertelde dat hij overzicht moet houden en prioriteiten moet stellen, zei hij: ja maar daar heb ik geen tijd voor”, lacht Van den Heuvel. „Eigenlijk zegt hij: ik heb problemen, maar ik heb geen tijd om er iets aan te doen.” Daaruit breken, daar begint het volgens hem mee.

Dus

Uit een vergadering wegblijven is niet altijd mogelijk, maar als je je eigen prioriteiten duidelijk hebt vastgesteld en andere dingen te doen hebt, kun je bij leidinggevende polsen of het écht noodzakelijk is dat je aanwezig bent. Misschien kun je het deel dat niet op jouw werk van toepassing is overslaan. En als je dan toch in een vergadering belandt, zorg er dan met elkaar voor dat het efficiënt gebeurt.

Delen

Mail de redactie

Dilemma

ChatGPT kan hele reclamecampagnes verzinnen, MidJourney produceert op commando de meest buitenissige beelden en Suno componeert binnen seconden een muziektune inclusief songtekst. Kun je binnen creatieve branches zoals de reclamewereld uitkomen voor het gebruik van AI? Of beschadig je daarmee je reputatie als werknemer of bedrijf?

Daarmee beschadig je je reputatie

„Ik hoor regelmatig over grafisch ontwerpers, interfaceontwerpers, conceptontwikkelaars en merkstrategen die kunstmatige-intelligentesoftware gebruiken, maar dat niet aan hun opdrachtgevers vertellen”, zegt journalist Laurens Vreekamp, die het boek The art of AI schreef. De reden voor de huiver van creatieven om hierover eerlijk te zijn, is volgens Vreekamp dat AI-inzet al snel verkeerd wordt begrepen door klanten. „De hoogste vorm van creativiteit, die onze kijk op de werkelijkheid echt verandert, is vooralsnog voorbehouden aan mensen. Het vergt training om die te ontwikkelen of zelfs maar te herkennen. Dat laatste maakt het ook lastig om aan niet-vakgenoten uit te leggen waarom jij als creatief onmisbaar blijft – ondanks de opkomst van generatieve AI. Binnen een creatief proces ben je op zoek naar het juiste concept, zonder dat je weet wat dat is of waar je het kunt vinden. Je gebruikt daarbij elk middel en zoomt continu in en uit. De kunst is om te bepalen welke invallen je afwijst en hoe je nieuwe elementen introduceert, zodat er opeens iets verrassends en waardevols ontstaat.”

Volgens Antoine Houtsma, oprichter van reclamebureau Joe Public, beoordeelt een creatief nieuwe ideeën razendsnel op tal van factoren: „Zo’n controle is bijvoorbeeld of het idee eerder is uitgevoerd. Zo ja, dan valt het onmiddellijk af. Een ander is of het geen verkeerde associaties oproept.”

Volgens reclamemaker David Snellenberg is de kracht van het menselijk creatief beoordelingsvermogen dat we in staat zijn te voelen: „Als mens weet je wat het is om verliefd te zijn en te rouwen.”

De beste campagnes komen uit je onderbuik voort, zegt Houtsma. Hij was in 2004 de bedenker van de paarse krokodil. Dit opblaas-speelgoed figureerde sindsdien in talloze commercials van verzekeraar Ohra. „Die krokodil is een metafoor voor contraproductieve regelzucht. Daarover sluimerde toentertijd een collectief onbehagen, dat werd geassocieerd met de paarse kabinetten. Daarom is die krokodil ook paars. Zo’n concept – een beeld dat de tijdgeest symboliseert en tegelijkertijd op de lachspieren werkt – daarmee zie ik AI vooralsnog niet zo snel komen.”

Vreekamp is het daarmee eens: „AI is getraind om voorspelbaar te zijn. Je kunt software hoogstens vragen nieuwe combinaties te maken van woorden, beelden, muziekfragmenten of pixels. Maar echt buiten de lijntjes kleuren is per definitie moeilijk voor computersystemen.”

Volgens Houtsma maakt dat computer-gegenereerd creatief werk ook zo herkenbaar voor professionals: „Ik zie het onmiddellijk wanneer ChatGPT heeft geholpen bij het schrijven van een tekst. Zo’n verhaal is dan te gestructureerd en te logisch. Er gebeurt niets echt onverwachts in, niet inhoudelijk en ook niet op het gebied van taalgebruik. En ook een beeld van Midjourney herkennen we hier feilloos.”

Toch zal AI een enorme shake-out onder reclamebureaus teweegbrengen, zegt Snellenberg: „Er is straks alleen nog plek voor twee typen bureaus: productiebureaus die op grote schaal en in een enorm tempo met AI content produceren. En daarnaast creatieve en strategische adviesbedrijven, die met een kleine groep toptalenten hoogwaardige ideeën uitdenken. Alle bureaus die daar tussenin zitten, doordat ze zowel conceptueel als uitvoerend werk proberen te doen, zullen snel verdwijnen.”

Klanten willen niet anders

Het reclamebureau van Houtsma is niet bang om uit te komen voor AI-gebruik bij het maken van campagnes. Het vijfkoppige AI-team van Joe Public wordt zelfs trots voorgesteld op de websitepagina over het AI-dienstenaanbod van Springbok, de internationale onderneming waarvan Joe Public sinds 2022 onderdeel uitmaakt.

Volgens Houtsma verwachten en verlangen opdrachtgevers niet anders dan dat reclamemakers AI inzetten: „Het betekent dat ze meer krijgen voor hetzelfde budget.”

Zo adviseerde Houtsma eind 2023 aan supermarkt Aldi de voice-over van Diederik Ebbinge te vervangen door een computerstem die was samengesteld uit een mix van het geluid van tien Aldi-caissières. „Dat idee paste naadloos bij de filosofie van Aldi: zo kostenefficiënt mogelijk werken, om de supermarktprijzen laag te houden.”

Ook gebruiken Joe Public-ontwerpers AI om creatieve concepten te presenteren aan klanten. Houtsma: „Waar je vroeger een idee liet schetsen door een illustrator, vraag je nu aan Midjourney om voorbeeldfoto’s te genereren.”

Daarnaast traint het bureau op aanvraag een AI-programma om bestaande teksten automatisch te herschrijven in de tone-of-voice die past bij de merkidentiteit van een organisatie.

Dus

Wanneer je als creatief uitkomt voor je gebruik van ChatGPT, Midjourney en andere AI-software, neem je een welbewust risico. Niet elke opdrachtgever zal begrijpen dat jij als creatief nog steeds onmisbaar bent binnen het creatieve proces. Daarom verdient het aanbeveling expliciet aan te geven waarvoor je AI dan wel inzet. Dat biedt inzicht, toont kracht en schept vertrouwen.

Delen

Mail de redactie