Wat doe je als je werk een mission impossible wordt?

Je agenda zit he-le-maal vol. Toch komt de vraag of die ene klus er nog even bij kan. En, o ja, de deadline op dat andere project wordt ietsje naar voren getrokken. Oké?

De weiger-matrix

Vaak zijn we bang om nee te zeggen tegen werkverzoeken, schrijven coaches Luis Velasquez en Jordan Stark in de Harvard Business Review. Daarom bedachten ze een eenvoudig model: de ‘strategic refusal matrix’. Daarmee beoordeel je elke klus op strategische waarde en haalbaarheid.

1. Lage strategische waarde / lage haalbaarheid: afwijzen en uitleggen. Zeg: „We kunnen onze tijd beter stoppen in de andere projecten op ons lijstje.”

2. Hoge strategische waarde / lage haalbaarheid: ga in onderhandeling. „Dit is een waardevol project, wat kunnen we samen doen om te zorgen dat het ook gaat lukken?”

3. Lage strategische waarde / hoge haalbaarheid: geen prioriteit geven. „We moeten ons niet laten afleiden van de belangrijke projecten waar we al aan werken.”

4. Hoge strategische waarde / hoge haalbaarheid: dit verdient aandacht en energie. „Dit heeft prioriteit. Laten we er genoeg mensen op zetten en zorgen dat het gebeurt.”

Elegant afwijzen

Botweg werk weigeren valt meestal niet zo lekker. Velasquez en Stark geven daarom tips voor elegant afwijzen. Een bloemlezing.

– Praat over positieve keuzes en impact. Discussieer niet over wat er niet kan, maar over wat waardevol is om te doen. „Laten we focussen op ons huidige project en dat goed aanpakken.”

– Bespreek de kosten van het ja-zeggen. Beantwoord samen vragen als: wat komt erbij kijken als dit project doorgaat? Welke mensen moeten eraan werken? En wat is dan uiteindelijk de opbrengst?

– Doe het samen. Het weigeren van onmogelijk of zinloos werk is niet de taak van één individu. Vraag met je collega’s om heldere prioriteiten: wat staat er op nummer één in de komende periode en wat komt daarna? Spreek ook af om beslissingen te baseren op harde gegevens. Bijvoorbeeld over de impact en haalbaarheid van klussen.

100 keer nee

In Nature deelden vier wetenschappers hun ervaringen over het weigeren van werkverzoeken. In het begin van hun loopbaan hadden ze ervaren dat ja zeggen tot allerlei kansen leidde. Maar nu, halverwege kun loopbaan, zat de agenda altijd stampvol. Daarom daagden ze elkaar uit om samen 100 keer nee te zeggen.

Een paar van hun lessen. Zeg duidelijk nee en bijvoorbeeld niet: misschien later. Zo voorkom je dat klussen uiteindelijk toch op je bord belanden. Durf ook omvangrijke taken en verantwoordelijkheden af te wijzen, dat heeft echt positieve impact op je agenda. En gebruik een checklijstje, met vragen als: past dit binnen mijn onderzoek? En: heb ik de tijd om dit goed te doen zonder andere dingen op te offeren?

Nee zeggen vergt behoorlijk wat moed. Ik heb het nagezocht, in de hele Mission Impossible-filmreeks heeft de hoofdrolspeler nog nooit een onmogelijke missie geweigerd. Blijkbaar ging die stunt zelfs Tom Cruise te ver.

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.



Delen