Hoe moet je kiezen tussen verschillende opties, als die er allemaal even fantastisch uitzien? Voor die kwestie staan overheden steeds vaker wanneer zij een project aanbesteden. En niet doordat alle kandidaten ook echt goed zíjn, maar doordat zij in toenemende mate kunstmatige intelligentie (AI) gebruiken om geweldig ogende inschrijvingen in elkaar te knutselen.
De aanbestedingswereld heeft een nieuwe aanpak nodig om ook in het AI-tijdperk nog de beste kandidaten te kunnen selecteren.
Eerst even terug naar de jaren zeventig, toen aanbesteden nog betrekkelijk simpel was. Een overheid schreef in een bestek op wat er moest gebeuren en degene met de laagste prijs kreeg de opdracht. Het nadeel was dat de kennis van de markt niet benut werd. Ambtenaren schreven vaak het bestek van vier jaar eerder over; nieuwe ontwikkelingen werden gemist.
Daarom bedacht men het zogenaamde functioneel specificeren: een overheid schrijft op wat het resultaat van de aanbesteding moet zijn en laat de inschrijvende bedrijven zelf hun oplossing bedenken. Het plan met de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit krijgt de opdracht.
Steeds ingewikkelder
De laatste tien jaar is het besef doorgedrongen dat overheidsinkoop ook gebruikt kan worden voor maatschappelijke doelen. Aanbestedingen werden daardoor steeds ingewikkelder.
Vorig jaar werd dat op LinkedIn nog geweldig verwoord door Alfred de Weert, de oud-directeur van het tenderbureau van schoonmaakbedrijf CSU: „Waar je tien, vijftien jaar geleden nog gewoon drie vragen kreeg over schoonmaken, moet je nu ook gaan uitleggen hoe je bijdraagt aan CO2-reductie (met wetenschappelijke onderbouwing graag), impactvolle social return-inzet, de Total Guest Journey in een facilitair Dream Team, vier keer per jaar een verrassende productinnovatie, circulair verpakkingenretourbeleid, MVO-ketentransparantie tot diep in de sloppenwijken van Bangladesh, verankering in de lokale gemeenschap, armoedebestrijding, aantoonbare chemicaliënreductie, persoonlijke doorgroei, digital backboning van de dienstverlening met koppeling aan het eigen informatiesysteem, toekomstgericht partnerschap, last mile delivery solutions via de City Hub en nog veel meer wensen.”
Het inschrijven op aanbestedingen is een vak op zich geworden. Zonder hulp van een gespecialiseerd bureau een aanbesteding winnen is bijna onmogelijk. De afgelopen jaren is het aantal bedrijven dat ‘helpt’ bij het schrijven van inschrijvingen enorm gegroeid. Die adviesbureaus zorgen er niet voor dat de inschrijver beter gaat presteren. Nee, het enige wat ze doen is de boodschap beter verkopen.
Tv-programma’s als De slimste mens zouden saai worden als deelnemers AI gebruiken
Dit hele circus heeft geleid tot een enorme kostenstijgingen bij bedrijven die willen meedoen met aanbestedingen, vooral op Europees niveau. Het inschrijven op een Europese aanbesteding kost tussen de 20.000 en 50.000 euro, wat er steeds vaker toe leidt dat bedrijven opdrachten laten lopen omdat inschrijven te tijdrovend is.
Nu is er echter een grote verandering aan de gang. Met name dankzij AI-systemen als ChatGPT. Op LinkedIn zijn al zeker twintig bedrijven die reclame maken met een slogan als ‘win de aanbesteding met behulp van ChatGPT’. Eén bedrijf claimt zelfs dat het een aanbesteding heeft gewonnen met een inschrijving die volledig door AI gegenereerd was. Je kunt bij dat bedrijf een cursus volgen om het ook te leren. Op zich begrijp ik daar weinig van – als ik een kunstje wist om aanbestedingen te winnen, zou ik dat eerst zoveel mogelijk dóen, en het dan pas aan anderen leren.
Hoe dan ook: je krijgt geen betrouwbaar resultaat als je de kennis en kunde van mensen wilt vergelijken aan de hand van een inschrijving, en ze toestaat zich daarbij te laten helpen door AI. Televisieprogramma’s als De slimste mens en Twee voor twaalf zouden ook behoorlijk saai worden als de deelnemers AI gaan gebruiken om te antwoorden.
Ook in de aanbestedingswereld begint het door te dringen dat plannen van aanpak van bedrijven geen enkele garantie meer bieden voor een goede uitvoering. Als alle bedrijven zich bij het opstellen laten bijstaan door AI (en dat doen ze), zullen alle plannen een steeds beter basisniveau krijgen en wordt het voor beoordelingscommissies vrijwel onmogelijk om meerwaarde vast te stellen.
Persoonlijk aan de tand voelen
De simpelste manier om AI te elimineren, is door drie werknemers van het inschrijvende bedrijf op het kantoor van de aanbestedende dienst uit te nodigen en ze gedurende enkele uren persoonlijk aan de tand te voelen over de oplossingen die zij zien voor de opdracht. Dat moet natuurlijk volgens een vast protocol omdat alle inschrijvers gelijk behandeld moeten worden. Zo krijgen overheden niet alleen een echt beeld van wat de kandidaten begrijpen van de opdracht, het bespaart de markt ook nog eens een vermogen aan inschrijfkosten.
Grappig genoeg is ChatGPT zelf het met me eens. Toen ik het systeem vroeg hoe zijn eigen invloed op inschrijvingen teruggedrongen kan worden, adviseerde het „mondelinge en schriftelijke testen” af te nemen „op locatie”.
Uiteraard zullen er aanbestedingen blijven bestaan (zoiets als de renovatie van de Afsluitdijk) waarbij zoveel elementen een rol spelen dat je wel terug moet vallen op schriftelijke communicatie. Maar in de meeste gevallen zal deze old-school-oplossing prima werken.
Lees ook
Vaarwel datatypisten, hallo big data-specialisten: de banen van de toekomst
