Het thuiswerken is gebleven, maar voor creativiteit heb je toch contact met je collega’s nodig

Er moet iets veranderen, besloot de directie van reclamebureau TBWA een jaar geleden. Een groot deel van het personeel liet zich na het opheffen van de coronamaatregelen weer regelmatig op kantoor zien, maar een ander deel bleef vanuit huis werken. Dat leidde tot een onwenselijke situatie: veel werknemers spraken elkaar dagelijks op kantoor, maar moesten hun vergadering nog wel online organiseren om die ene collega thuis in te bellen. „Als iemand hier vijf dagen per week rondloopt en een collega altijd lastig te bereiken is, geeft dat frictie”, vertelt creatief directeur Darre van Dijk in een vergaderzaal van het kantoor in Amsterdam Zuid.

Die frustratie dreef steeds meer werknemers naar de directiekamer, met het verzoek om duidelijkheid omtrent thuiswerken, zegt directeur Rik Ledder. „Veel mensen vertelden dat ze elkaar nodig hebben om goed werk te leveren, en dat ze er last van hadden dat Jantje of Pietje ontbrak in de meeting.” De directie deed onderzoek en kwam uit op gemiddeld 55 procent aanwezigheid op kantoor, zegt Ledder. Te weinig voor een creatief bedrijf, concludeerden ze. De directie besloot daarom in te zetten op 80 procent aanwezigheid op kantoor. Ledder: „‘Je collega’s vinden het heel fijn als je er gewoon bent’, zo hebben we dat gecommuniceerd.”

Dat ging niet zonder slag of stoot. Boze reacties bleven uit, ook omdat het een wens was van een deel van het personeel, vertellen Ledder en Van Dijk. Maar het aanwezigheidspercentage schoot niet vanzelf naar 80 procent. Van Dijk: „Sommige mensen bleven inbellen, zij hadden er gewoon maling aan. Dat is eigenlijk heel Hollands: de baas kan wel iets zeggen, maar dat betekent niet dat jij dat ook gaat doen.”

In plaats van „algemene lullige mails te gaan sturen”, ging TBWA – waar zo’n vierhonderd mensen werken – in gesprek met de mensen die thuis bleven. „Daaruit bleek vaak dat iemand die er minder vaak was ook niet zo lekker in z’n vel zat en het niet zo goed deed”, zegt Ledder. Die gesprekken leidden niet automatisch tot meer aanwezigheid op kantoor, „maar zo kwamen we er wel achter wat er aan de hand was en daar konden we dan over doorpraten”.

Ook komt het thuiswerken aan bod in gesprekken over promoties of aanvragen voor trainingen. „Als iemand een dure training wil volgen, dan zeggen we wel: ‘Ja, maar jij houdt je toch niet aan onze afspraken?’”, zegt Ledder.

De aanpak van TBWA heeft gewerkt. Het kantoor, met een in het oog springende blauwe vaas met gigantische zonnebloemen, een lange houten bar en kamers met glazen deuren, oogt deze donderdagmiddag leeg, maar dat komt doordat de werknemers van de lunch genieten op het zonovergoten terras, verzekert Ledder. „Ze zijn er echt.” En dat is een grote verandering ten opzichte van vijf jaar geleden.

‘Het nieuwe normaal’

Vanaf morgen werkt iedereen thuis, zo verkondigden Mark Rutte en zorgminister Bruno Bruins op 12 maart 2020 tijdens de eerste persconferentie over corona. Als onderdeel van de ‘intelligente lockdown’ moesten niet alleen scholen, kinderdagverblijven en horecazaken minstens vier weken hun deuren sluiten, ook alle bedrijven kregen het dringende advies hun werknemers waar mogelijk thuis te houden. Op diezelfde avond gaf de toenmalige premier het startsein voor de anderhalvemetermaatschappij.

In de weken die volgden waren Nederlandse werknemers plotseling veroordeeld tot hun thuiswerkplek: voor sommigen een ruim bureau in een aparte werkkamer, voor anderen een geïmproviseerd tafeltje in de hoek van een niet al te grote slaapkamer. De treinen liepen leeg, snelwegen waren verlaten en in veel kantoren kon je een speld horen vallen.

Thuiswerken kan echt niet in ons vak, dacht ik

Omdat een maand te kort bleek om het virus de kop in te drukken, werd thuiswerken ‘het nieuwe normaal’. Met horten en stoten regelden bedrijven dat iedereen over de juiste technologie beschikte om vanuit huis in te loggen, sommige geluksvogels ontvingen zelfs een ergonomische stoel. Ondertussen bekwaamden werknemers zich in de Teamsvergadering en ontdekten zij alle verschillende achtergronden – al blijft het voor sommigen een uitdaging om zich op het juiste moment te muten en te unmuten.

Waar veel mensen thuiswerken nooit eerder als een optie hadden gezien, ontdekten zij nu de voordelen: meer flexibiliteit, geen reistijd en minder afleiding door collega’s. Al bleek dat laatste natuurlijk ook een gemis. Hoe eenvoudig het ook is om een online vergadering op te starten, gesprekken via een scherm zijn toch anders dan als je tegenover elkaar zit, zeker als het over persoonlijke onderwerpen gaat.

Toch kwam ook aan het nieuwe normaal een einde. Vijf jaar na die persconferentie zijn de spatschermen, mondkapjes en stickers die anderhalve meter aangeven op de meeste werkplekken verdwenen, klinkt er weer kabaal in de kantoren en zitten collega’s in vergaderzalen weer naast elkaar. Maar er is wel iets veranderd: het thuiswerken is gebleven.

Kantoorplicht

In veel landen, onder meer in de Verenigde Staten, verzetten (grote) bedrijven zich in toenemende mate tegen thuiswerken. De fiscale tak van Deloitte maakte vorige week bekend de aanwezigheid op kantoor voortaan mee te wegen in prestatiebeoordelingen, die weer gebruikt worden om bonussen te bepalen. Alle werknemers van Amazon die niet in een distributiecentrum of als pakketbezorger werken, moeten vanaf begin dit jaar vijf dagen per week op kantoor zijn. Ook de werknemers van Elon Musk bij SpaceX en X moeten iedere dag naar kantoor komen. En Starbucks roept zijn medewerkers sinds januari ter verantwoording als ze zich niet houden aan de verplichte drie dagen per week op kantoor. In de uiterste situatie kan ontslag volgen.

Dat is in Nederland niet aan de orde: naar voorbeelden van een kantoorplicht moet je goed zoeken. Hoewel de Eerste Kamer het wetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ in september 2023 verwierp, is „hybride werken de nieuwe realiteit”, zo concludeerde de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN). Uit een ledenonderzoek van de werkgeversvereniging uit september vorig jaar – twee jaar na het vervallen van het thuiswerkadvies van de overheid – blijkt dat thuiswerken gangbaar is bij 94 procent van de bedrijven, en dat de helft van de werknemers regelmatig vanuit huis werkt. Bij de onderzochte bedrijven is twee dagen thuiswerken de norm.

Ongeveer drie op de vier werkgevers zijn tevreden over de balans tussen thuis en op kantoor werken, concludeert de AWVN. Ze zijn positief over de flexibiliteit die het thuiswerken brengt, al maken ze zich wel zorgen over de sociale cohesie tussen collega’s. Uit onderzoek blijkt ook dat (deels) thuiswerken de productiviteit van een werknemer kan verhogen – onder meer door een efficiëntere werkwijze en minder reistijd – mits de IT-infrastructuur en de thuiswerkplek goed georganiseerd zijn.

Sommige organisaties gebruiken thuiswerken zelfs in hun voordeel. Sinds drie jaar heeft telecomaanbieder VodafoneZiggo een flexibel thuiswerkbeleid met de naam Connected Working. Voor zover de werkzaamheden het toelaten, moedigt het bedrijf zijn personeel aan om twee of drie dagen per week vanuit huis te werken.

De basis voor Connected Working ontstond al vroeg, zegt HR-directeur Thomas Mulder. „Ik ben voorzitter van het crisismanagementteam van VodafoneZiggo. Al snel nadat er begin 2020 een lockdown was ingegaan in Wuhan, dachten wij na over maatregelen. Hoe ga je bijvoorbeeld een monteur naar binnen sturen als in zo’n ziekenhuis de verbinding uitvalt?” Dat denkproces leidde tot voorbereidingen voor het thuiswerken van alle medewerkers, van verkopers in de winkels tot de IT-afdeling. Toen een paar maanden later ook in Nederland een lockdown werd aangekondigd, kon het personeel van VodafoneZiggo probleemloos verder werken vanuit huis, zegt Mulder. „Dat mag je natuurlijk ook van ons verwachten, wij verkopen communicatie.”

Het thuiswerken verliep over het algemeen verrassend goed, concludeerde Mulder. „We zagen bijvoorbeeld dat advisors [medewerkers van de callcenters] heel efficiënt werkten vanuit huis. Daarom gingen we na een paar maanden nadenken over de volgende fase: we moeten zorgen dat we klaar zijn voor een wereld na deze pandemie, waarin we vasthouden aan wat goed werkt.”

Vergaderingen die alleen bedoeld zijn om informatie over te dragen of werkzaamheden die concentratie vereisen, zijn volgens Mulder bij uitstek taken die je vanuit huis kunt doen. Complexe opdrachten en gesprekken waar emotie bij komt kijken, kunnen dan weer beter op kantoor uitgevoerd worden, net als werkzaamheden die creativiteit vereisen.

„Ik vergader bijvoorbeeld elke week met mijn team”, zegt Mulder. „De ene week is de meeting virtueel, dan bespreken we de voortgang van een bepaalde opdracht. De week erna is die face-to-face, dan bespreken we de complexere onderwerpen waar we samen een probleem moeten oplossen.” VodafoneZiggo moedigde bij terugkomst op kantoor alle teams aan te bespreken welke klussen ze samen willen uitvoeren op kantoor, welke bijeenkomsten fysiek moeten plaatsvinden en op welke dagen ze thuiswerken. Afstemming en coördinatie is een belangrijk onderdeel van hybride werken, zegt Mulder.

Die differentiatie van taken zien Ledder en Van Dijk van TBWA ook. „Natuurlijk kan iemand af en toe beter thuiswerken, bijvoorbeeld als die een belangrijk document moet afmaken”, zegt Van Dijk. „Ik zat vanochtend ook in mijn studio thuis omdat ik iets moest componeren, dat kan ik daar beter dan op kantoor.”

Toch zijn Ledder en Van Dijk het erover eens dat thuiswerken zich beter leent voor individualistischere beroepen, niet voor de reclamewereld. „In het begin van de coronacrisis maakte ik me grote zorgen”, zegt Ledder. „Thuiswerken kan echt niet in ons vak, dacht ik.” Dat viel uiteindelijk mee, dankzij een groot verantwoordelijkheidsgevoel onder het personeel en veel aandacht voor communicatie en onderling contact, vertelt de directeur. „Maar uiteindelijk maken we een creatief product en dat vereist samenwerking. Het werkt zoveel beter als mensen op elkaar in kunnen spelen.” Dat hoeft overigens niet op kantoor te zijn, vult Van Dijk aan. „Op het strand of in een café mag ook, als je het maar samen doet.”

Dinsdag-donderdageconomie

Bij VodafoneZiggo, met zo’n 7.000 werknemers in totaal, werkt het personeel nu gemiddeld 2,5 dag per week thuis. „Die balans is belangrijk”, zegt Mulder. Het minimum van twee dagen op kantoor is volgens de HR-directeur nodig voor een goede teamdynamiek, de verbinding met het bedrijf en het opbouwen van vertrouwensrelaties. De andere dagen kunnen werknemers de vruchten plukken van het thuiswerken. „Thuiswerken heeft voordelen voor de productiviteit, voor de CO₂-uitstoot, er is minder kantoorruimte nodig en de work-life balance verbetert.”

Hoewel teams zelf mogen kiezen op welke dagen ze bij elkaar komen, zijn de dinsdag en donderdag met afstand de populairste kantoordagen bij VodafoneZiggo, gevolgd door de maandag. Dat is op deze donderdagmiddag duidelijk te zien aan het onophoudelijke komen en gaan van mensen bij de ingang van het hoofdkantoor in Utrecht. En dat geldt niet alleen voor de telecomaanbieder, blijkt uit de verkeersbewegingen in Nederland. Op dinsdagochtend zijn de files met 19 procent toegenomen ten opzichte van de periode voor corona, ziet de ANWB. Op donderdagochtend gaat het om 7 procent, de vrijdagochtendspits is juist minder geworden.

Ook de treinen zitten het volst op dinsdag en donderdag, met name tijdens de spitsuren, zegt Frans Slats van NS Zakelijk. „Voor de coronacrisis was thuiswerken zeldzaam, nu is het iets gewoons geworden. Dat voelen we bij de NS: het aantal mensen dat met de trein reist is toegenomen, maar reizigers leggen veel minder kilometers af doordat ze vaker thuiswerken.” In het begin deze maand gepubliceerde jaarverslag van de spoorwegvervoerder staat dat de reizigersaantallen „nog altijd structureel lager zijn dan vóór de coronapandemie”. Het aantal reizigerskilometers was vorig jaar 92 procent van dat in 2019, het laatste jaar voor corona.

„Het valt mij de laatste tijd wel op dat sommige teams juist op vrijdag samenkomen op kantoor, omdat het dan rustig is en ze van meer faciliteiten gebruik kunnen maken”, zegt Mulder. „Dat proberen wij niet actief te sturen, dat gaan teams vanzelf gewoon ontdekken.”

Bij TBWA leidt de rustige vrijdag tot een dilemma: moeten ze de vrijdagmiddagborrel verplaatsen naar donderdag? Voor corona gingen de lampen regelmatig pas na middernacht uit, sindsdien wordt de borrel veel minder bezocht. Ledder denkt dat het onontkoombaar is, Van Dijk aarzelt. „Als je de borrel verplaatst, leg je je er bij neer. Dan wordt de vrijdag echt niks meer hier.”

Delen





Mail de redactie