Bewindspersonen nog steeds slordig met opslaan appjes en sms’jes

Ministeries slaan zakelijke appjes en sms’jes van bewindslieden nog niet goed genoeg op volgens de regels die daar sinds vorig jaar voor gelden. Dat is de conclusie uit een onderzoek van het Rijk dat woensdag verscheen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken gaat naar aanleiding van deze conclusies strenger toezien op het naleven van de richtlijnen.

In 2022 bleek dat toenmalig ministerpresident Mark Rutte (VVD) iedere dag de sms’jes van zijn Nokia verwijderde, waardoor belangrijke correspondentie niet terug te vinden was. Volgens Rutte was op zijn telefoon maar ruimte voor twintig berichten, een uitspraak die later door deskundigen werd ontkracht. De rel was aanleiding voor betere en strengere richtlijnen voor het opslaan en openbaar maken van chatberichten van bewindslieden.

Al sinds 2019 vallen appjes en sms’jes van bewindslieden, op hun zakelijke én privételefoon, onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), nu de Wet Open Overheid (WOO). In 2020 volgde een handreiking hoe die berichten dienen te worden opgeslagen, zodat ze indien nodig later kunnen worden opgevraagd. Na de rel met Rutte werd die verder aangescherpt.

Nu blijkt dus dat nog steeds bij geen enkel departement sprake is van archivering van chatberichten conform de archiefwet. Van de twaalf ministeries archiveren er acht niet op de voorgeschreven manier. Dat komt deels doordat een lijst met specifieke instructies over welke berichten hoe lang opgeslagen dienen te worden nog in de maak is, aldus het rapport.

Maar de onderzoekers wijzen ook op het individuele gedrag van ministers en staatssecretarissen. Zij zouden het goede voorbeeld moeten geven om een routine te creëren op de ministeries, maar dat gebeurt nog niet altijd. In sommige gevallen zouden medewerkers het lastig vinden hun bewindspersoon aan te spreken op het niet naleven van de instructies.